Für kleine Firmen ohne spezialisiertes Personal ist es schwer, die Fallen beim Einkauf im Internet zu vermeiden. Rechtsanwalt Jens O. Gräber erklärt für ZDNet, wie eine korrekte Rechnung aussieht, um die Umsatzsteuer abziehen zu können.
Kaufen Unternehmen ein, ist es wichtig, dass sie die Umsatzsteuer zurückerhalten beziehungsweise von ihrer Umsatzsteuerlast abziehen können. Das gilt auch beim Kauf im Internet. Kein Problem, wird so mancher denken, wichtig ist doch nur, dass eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer vorliegt. Leider aber ist es nicht so einfach.
Die Umsatzsteuer ist nämlich nur dann abziehbar, wenn eine ordnungsgemäße Rechnung im Sinne des § 14 Umsatzsteuergesetz[1] (UStG) vorliegt. Demnach muss eine Rechnung folgende Angaben enthalten:
- den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
- die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- das Ausstellungsdatum der Rechnung
- eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)
- die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung
- den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
- das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung
- jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist
- den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt
Bereits diese Standardanforderungen werden, wie die Praxis zeigt, von vielen amateurhaft betriebenen Online-Shops nicht beachtet. Unternehmen droht, dass sie auf deren Rechnungen ausgewiesene Umsatzsteuer nicht geltend machen können. Es empfiehlt sich also, vor einer Bestellung anzufragen, ob der Verkäufer überhaupt eine diesen Anforderungen genügende Rechnung stellen kann. Viele Online-Shops sind mittlerweile aus Kostengründen dazu übergegangen, die Rechnung nur noch elektronisch, etwa per E-Mail, zu übermitteln. Dann verkompliziert sich die Rechtslage nochmals, denn der Gesetzgeber hat für diesen Fall weitere Bedingungen geschaffen, um Missbrauch vorzubeugen.
Damit eine elektronisch übermittelte Rechnung abziehbar ist, müssen nach § 14 Abs. 3 UStG[1] die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sein. Dies kann durch eine sogenannte qualifizierte elektronische Signatur oder eine elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz[2] geschehen.
Möglich ist auch der elektronische Datenaustausch (EDI). Dabei muss der Verkäufer zusätzlich entweder eine ergänzende Rechnung auf Papier erstellen oder eine zusätzlich Rechnung durch eine qualifizierte elektronische Signatur übermitteln.
Es nützt also nichts, eine per E-Mail übermittelte Rechnung einfach auszudrucken und abzuheften. Vielmehr muss der Unternehmer darauf achten, dass sie mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist. Wie geschieht das in der Praxis?
Der Absender wählt die Rechnung, die er digital unterzeichnen möchte, aus. Eine Signatur-Software[3] erstellt anschließend einen Hashwert[4], der als Prüfwert dient. Dieser Hashwert wird mit dem geheimen Schlüssel gesichert: Dadurch entsteht die digitale Signatur. Anschließend wird die Datei versendet.
Der Empfänger dechiffriert die Datei mit dem öffentlichen Schlüssel und erkennt so den Hashwert. Die Prüfversion der Signatur-Software berechnet den Hashwert erneut und vergleicht ihn mit dem ursprünglichen. Sind beide identisch, ist dies ein Zeichen für Authentizität (richtiger Absender) und Integrität (richtiger Inhalt).
Der Gesetzgeber sieht vor, dass eine qualifizierte elektronische Signatur, die der Unterschrift von Hand rechtlich gleichgestellt ist, immer persönlich bei einer zugelassenen Registrierungsstelle beantragt werden muss. Registrierungsstellen sind beispielsweise die Industrie- und Handelskammern, koordiniert von der DE-CODA GmbH[5] oder S-Trust[6], der für elektronische Signaturen zuständige Bereich der Sparkassen Finanzgruppe.Für Unternehmer sind Anbieter wichtig, die Sonderkonditionen für Unternehmenseinkäufer anbieten. Hierbei zeigt sich ein Nachteil des Kaufs im Online-Shop. Beim "face-to-face"-Kauf kennen sich Käufer und Verkäufer womöglich irgendwann. Der Käufer erlangt daher gewisse Vorteile, sei es in Form von Vergünstigungen für die Stammkundschaft, sei es durch kürzere Lieferzeiten, längere Zahlungsziele oder ähnliches.
Beim Online-Shopping fehlt eben dieser menschliche Faktor. Daher erhalten Online-Shopper oft, obwohl sie bei dem jeweiligen Shop Stammkunde sind, keinerlei Vergünstigungen, sondern werden wie ein erstmaliger Käufer geführt.
Wichtig ist ebenfalls, dass die Ware nach Bestellung schnell geliefert wird. Unternehmenskunden sollten daher auf verbindliche Liefertermine bei dem Shop ihrer Wahl achten. Teilweise lassen sich diese verbindlichen Termine durch geringfügige Aufpreise auch "erkaufen".
Für Unternehmen ist es außerdem wichtig, dass der Verkäufer seinen Sitz in Deutschland hat. Denn die Abziehbarkeit der Mehrwertsteuer wird bei einem Sitz des Verkäufers im Ausland deutlich erschwert. Nötig wäre dazu die Registrierung des Käufers zu umsatzsteuerlichen Zwecken im selben Staat wie der Verkäufer - was aber mühsam ist.
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