Experten schätzen, dass es in einem Drittel der Unternehmen keine geeigneten Lösungen für Archivierung und Dokumentenmanagement gibt. Dabei ließe sich damit viel Zeit und Geld sparen sowie rechtliche Fallstricke vermeiden.
Das papierlose Büro ist und bleibt ein Traum. Nichtsdestotrotz erreichen Unternehmen immer mehr Dokumente in digitaler Form – meist als E-Mail. Diese Dokumente müssen laut Gesetzgeber und den Vorgaben der Finanzbehörden dann auch digital archiviert werden. Seitdem zum 1. Januar 2007 E-Mails durch die Änderung des § 37a im Handelsgesetzbuch[1] mit Geschäftsbriefen gleichgestellt wurden, müssen Unternehmen diese wie andere Geschäftsbriefe auch behandeln.
Zur korrekten Behandlung gehören nicht nur die richtigen Angaben in der E-Mail. Dazu zählen auch die ordentliche Archivierung im Sinne der "Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme[2]" (GoBS), das Beachten der Aufbewahrungsfristen[3] sowie die Bereitstellung im Falle einer Prüfung. Damit stellt sich in vielen Unternehmen die Frage, ob es sinnvoll ist, weiterhin zwei getrennte Ablagesysteme für digitale Dokumente und Papierdokumente zu unterhalten.
Ein konsolidiertes, digitales Archiv bringt zudem den Vorteil mit sich, dass sich Geschäftsvorgänge deutlich schneller rekonstruieren lassen. Dies kann beispielsweise bei Unstimmigkeiten mit einem Kunden über Inhalt und Höhe einer Rechnung nützlich sein. Das Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation[4] hat einmal ausgerechnet, welche Zeit- und Kostenersparnisse sich durch elektronische Archive erzielen lassen: So dauert laut dieser Studie die Ablage von 250 Seiten in Papierform eine Stunde, digital dagegen weniger als eine Viertelstunde. Die Recherche nach einem Dokument in Papierform beansprucht drei Minuten, in digitalisierter Form zehn Sekunden.
Der Haken an der Sache: Manche Dokumente, etwa Rechnungen von Tankstellen oder Restaurants, werden im Sinne der Zivilprozessordnung[5] in digitaler Form nicht zwangsläufig als Urkunden anerkannt. Es kann daher je nach Unternehmen ausgesprochen wichtig sein sicherzustellen, dass nach der digitalen Archivierung wirklich nur die Originale vernichtet werden, die bestimmt nie wieder benötigt werden.
Dazu ist einerseits eine Schulung der Mitarbeiter notwendig, andererseits aber eben doch wieder ein zweites Ablagesystem. Dennoch lohnt sich der Aufwand, der für eine digitale Archivierung betrieben werden muss, denn dass später auf solche Dokumente zugegriffen werden muss, ist eher die Ausnahme.
Wichtig zu unterscheiden sind bei der Archivierung generell strukturierte und unstrukturierte Dokumente. Zu den strukturierten Dokumenten zählen etwa Lieferscheine oder Rechnungen, die sich heute bereits durch relativ einfache und kostengünstige Lösungen auch ohne tieferes Verständnis der Mitarbeiter für das Ablagesystem zuverlässig erfassen lassen. Problematisch können dagegen gerade für kleinere Lösungen immer noch unstrukturierte Dokumente sein, da dafür die Indexierung häufig durch die Mitarbeiter vorgenommen werden muss.
"Das war aber bisher auch schon so, und man sollte sich dabei auf die Kompetenz und das Verantwortungsbewusstsein seiner Mitarbeiter verlassen", relativiert Jürgen Biffar, Vorstand der Docuware AG[6], diesen Einwand. Außerdem ergänzen viele Anbieter von Dokumentenmanagementsystemen ihre Lösungen um Workflow-Aspekte, so dass sich auch Regeln und Prozesse für die Ablage besonders sensibler Dokumente festlegen lassen.
Archivierung und Dokumentenmangement greifen immer mehr ineinander, die meisten Anbieter trennen beide Bereiche daher nur noch in ihren großen Lösungen. Die Angebote für den unteren Mittelstand oder Kleinunternehmen vereinen dagegen in der Regel beide Funktionen, denn "80 Prozent der Firmen kommen über die elektronisch Archivierung zum Dokumentenmangement", sagt Docuware-Manager Biffar.
Die elektronische Archivierung sorgt für die elektronische, revisionssichere Ablage von ein- und ausgehenden Belegen und stellt Suchfunktionen zur Verfügung. Die archivierten Dokumente lassen sich- meist durch Berechtigungskonzepte geregelt – über ein eigenes Frontend oder aus Microsoft-Anwendungen heraus recherchieren, lesen, kopieren oder versenden.
Dokumentenmanagement dagegen sorgt dafür, dass aktuelle Dokumente bereitgestellt und in einen Workflow einbezogen werden. Wiedervorlagefunktionen, Versionskontrolle und Versionsmanagement sowie das automatische Weiterleiten an einzelne oder mehrere Empfänger gehören zum Standard. Am Anfang beider Prozesse steht die Erfassung, neudeutsch auch Capturing genannt. Damit soll gewährleistet werden, dass alle benötigten Dokumente in digitalisierter Form vorliegen und so elektronisch bearbeitet und archiviert werden können. Früher waren Archiv- und Dokumentenmanagementsysteme großen Unternehmen mit enorm hohem Aufkommen an strukturierten Dokumenten vorbehalten, etwa Versicherungen. Heute werden auch Lösungen für sehr kleine Firmen angeboten.
Dadurch verlagert sich auch der Ort der Erfassung: Statt an großen, zentralen Erfassungsstellen im Unternehmen alle Dokumente gesammelt zu digitalisieren, können Mitarbeiter an dezentralen Multifunktionsgeräten oder Dokumentenscannern zeitnah die erhaltenen Papierdokumente digitalisieren und entweder in das Dokumentenmanagementsystem einspeisen oder im Archiv ablegen.
Diesen Trend haben auch viele Hardwareanbieter erkannt: Sie bieten Ihre Geräte zusammen mit passender Software im Paket an. Immer häufiger werden zudem entsprechende Features in Multifunktionsgeräte integriert. Mit ihnen lässt sich dann das gescannte Dokument direkt vom Geräte in Netzwerkordner ablegen oder per E-Mail versenden. Oft erleichtern Direkttasten die Funktionsauswahl. Die Geräte lassen sich üblicherweise über Twain-Treiber auch in bestehende Dokumentenmanagementsysteme einbinden.
Zweiter Trend sind Technologie- und Vetriebspartnerschaften, um Scanner und Software aufzuwerten. Allerdings ist das im unteren Mittelstand oft gar nicht notwendig, spezielle Lösungen, wie sie etwa Epson[7] im Rahmen seines Solutions Partnership Programm[8] fördert, richten sich daher in erster Linie an Unternehmen mit komplexen Anforderungen. Canon geht mit dem im Rahmen des Business Solutions Developer Programme seit etwas über einem Jahr angebotenen Capture Perfect Software Development Kit einen ähnlichen Weg. Gleichzeitig versucht der Konzern aber auch, durch Paketangebote im untersten Marktsegment Boden gutzumachen.
So werden etwa die beiden neuen Dokumentenscanner Image Formula DR-2010C (670 Euro) und Image Formula DR-2510C (850 Euro) nicht nur mit dem Canon-Scanning-Tool Capture Perfect 3.0 ausgeliefert. Zum Lieferumfang gehören auch Adobe Acrobat 8.0 Standard Edition, Omnipage SE, Scansoft Paperport SE und Presto Bizcard Reader. So lassen sich PDF-Dateien erstellen, Dokumente archivieren, über die Texterkennung Dokumente sortieren oder Visitenkarten in eine Adressdatenbank einpflegen.
HP sieht seine Dokumentenscanner[9] ebenfalls als Teil einer dezentralen Lösung für Archivierung und Dokumentenmanagement – oder als zentrale Lösung in kleinen Unternehmen. In der Regel sollen sie jedoch bereits vorhandene oder künftige Multifunktionsgeräte ergänzen. Sie kosten zwischen 500 und 2200 Euro.
Das Einstiegsmodell von HP in diesem Segment, der HP Scanjet N6010[10], kann bis zu 18 Seiten pro Minute in PDF-Dateien oder bearbeitbare Texte umwandeln. Für Scannen, Kopieren, Scan-to-PDF, und das Scannen von Visitenkarten stehen vier Direkttasten zur Verfügung. Das Flaggschiff, der HP Scanjet N8460[11], schafft bis zu 35 Seiten pro Minute und ist für bis zu 1500 Seiten pro Tag ausgelegt. Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer beim aus der Unternehmensgruppe Leitz hervorgegangenen Anbieter ELO Digital Office[12], betont, dass sein Unternehmen sehr viel selbst entwickelt hat. Außerdem würde es sich als einziger Anbieter den Luxus leisten, drei Produktlinien mit unterschiedlicher Technologie zu pflegen. Damit bekomme niemand eine "abgespeckte" Version eines größeren Systems, sondern jeder eine passgenau entwickelte Lösung. Für Einsteiger wird ELO Office, aktuell in der Version 7.0, angeboten. Das Produkt richtet sich laut Hersteller an Firmen mit bis zu zehn PC-Arbeitsplätzen und wird bereits für rund 500 Euro verkauft.
ELO Office ist netzwerkfähig, so dass mehrere Benutzer gleichzeitig mit demselben Archiv arbeiten können. Eine Anwender und Schlüsselverwaltung sorgt dabei für die Regelung der Zugriffsrechte. Zur Recherche stehen sowohl eine individuell anpassbare Indexierung zur Verfügung, wie auch eine Volltextsuche in Textdokumenten und gescannten Unterlagen, die als TIF-Datei gespeichert wurden.
Windream[13] bietet mit Windream Solo eine Einzelplatzlösung ohne Netzwerkanbindung an, die etwa für Freiberufler interessant ist. Windream Solo nutzt die mitgelieferte Microsoft SQL Server 2005 Express Edition als Datenbank. Durch die Integration in Windows lassen sich DMS-spezifische Funktionen aus dem Windows Explorer über das Kontextmenü aufrufen. Dazu gehören die Indizierung von Dokumenten, Versionierung, Rechteverwaltung, Dokumentenhistorie, Volltextgenerierung und Recherchemöglichkeiten.
Etwas größere Unternehmen, die mehr Funktionen und Netzwerkfähigkeit benötigen, geht Windream mit DMS- und Archivlösungen an, die sich an unterschiedliche Bedürfnisse anpassen lassen. Um zu starten, müssen für ein Paket mit fünf Lizenzen circa 2000 Euro einkalkuliert werden. 50 unterschiedliche Integrationslösungen sorgen dann für die Anpassung an den jeweiligen Anwendungsbereich.
Mit Archivstation[14] bietet Windream zudem zusammen mit Plustek[15] und One Click Solutions[16] eine weitgehend standardisierte Lösung an. Die vorinstallierte Komplettlösung für elektronisches Dokumentenmanagement- und Archivsystem ist für kleine Betriebe und Einzelpersonen gedacht und wird zum Komplettpreis von 2800 Euro verkauft. Zum Paket gehören PC, Scanner sowie Indexierungs- und Archivierungs-Software.
Im Einstiegsmarkt traditionell stark vertreten ist die Easy Software AG[17]. Das zeigt auch eine Umfrage des Verbandes Organisations- und Informationssysteme e.V.[18] vom vergangenen Jahr: Demnach kennen über 15 Prozent der Befragten den Anbieter. Etwas mehr als 12 Prozent derer, die ein DMS einsetzen, verwenden eine Lösung von Easy.
Der Anbieter kommt aus dem Archivierungsumfeld und startete mit einfach zu nutzenden Boxlösungen. Um den geänderten Marktgegebenheiten Rechnung zu tragen, wird inzwischen aber der Lösungsverkauf über Partner bevorzugt: Das Thema sei inzwischen sehr komplex geworden und die Verzahnung von Archivierung, Dokumentenmanagement und branchenspezifischen Anwendungen unerlässlich, so ein Unternehmenssprecher.
Obwohl weiterhin Standardsoftware entwickelt werde, sei der Einsatz beim Kunden letztendlich immer von dessen konkreten Problemen abhängig – der einfache Produktverkauf gehe zurück. Easy baut daher sein Partnernetzwerk aus und bemüht sich, mit ihnen branchen- und unternehmensspezifische Komplettlösungen zu offerieren. Als Einstiegsprodukt kann dennoch Easy-I-Dox-Office 2007 angesehen werden. Das Produkt bietet Unternehmen eine Archivierungslösung für Microsoft Office 2007, mit der man direkt aus Word, Excel und Powerpoint archivieren kann.
Docuware AG[6] bietet seine Lösung Docuware 5 in drei unterschiedlichen Server-Editionen an. Dabei gehören Scannen, Indexieren, Archivieren, Suchen, Anzeigen und Bearbeiten, Drucken und Versenden zu den grundlegenden Funktionen. Für die rechtssichere Archivierung wurde die qualifizierte elektronische Signatur ebenfalls bei allen Versionen implementiert. Für den Einsatz in kleineren Unternehmen ist der Docuware Business Server konzipiert.
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