SharePoint, Microsofts Softwarepaket für die Zusammenarbeit von Teams, geht nun auch das wichtige Thema Dokumentenmanagement an. Größere Aufgaben lassen sich aber noch nicht ohne ergänzende Software bewältigen.
Der Ursprung von Microsofts[1] Software SharePoint[2] ist ein Thema, das man noch vor einigen Jahren "Groupware[3]" genannt hat. Diesen Begriff will das mächtige Softwarehaus aus Redmond nicht so gerne hören, stammt er doch aus einer Zeit, in der die Netzsoftware von Novell[4] noch eine wichtige Rolle spielte. Doch mit dem langsamen, aber systematischen Aufbau des "Werkzeugs für Zusammenarbeit" ist es Microsoft nicht nur gelungen, in diesem Genre den ersten Platz zu erobern. Das Softwarepaket spielt strategisch in der Unternehmens-IT auch eine immer wichtigere Rolle.
Offiziell nennt Microsoft das Produkt MOSS (Microsoft Office SharePoint Server). Einfach gesagt ist es eine webbasierte Plattform zur Kooperationsunterstützung mit starker Integration der Office-Produktfamilie. Schon die Version 2007 konnte sich gut im Markt positionieren.
Wie die zahlreichen Kunden und Entwickler zeigen, ist das Interesse an MOSS groß - das "Collaboration Tool" hat sich zum strategischen Produkt für Microsoft entwickelt. Auch Industriebeobachter sind sich einig, dass es bei verschiedenen Aufgaben der Unternehmens-EDV künftig eine wichtige Rolle spielen wird.
Neben den Groupware-Funktionen liegt das besondere Augenmerk der Marktbeobachter dabei auf den Möglichkeiten der Suche von Unternehmensdaten und des Dokumentenmanagements. Programme für letztere Aufgabe hießen früher DMS (Dokumenten-Management-Systeme), heute werden sie immer häufiger als Enterprise Content Management, kurz ECM, bezeichnet.
Der Namenswechsel soll der Branche auch zum Imagewechsel verhelfen: Weg vom Einscannen von Papier, hin zu weit gefassten Lösungen zur Verwaltung von Informationen aller Art – unabhängig davon, wie sie erzeugt wurden und wie sie ins Unternehmen gelangen. Die Unternehmensberatung Project Consult[5] von Ulrich Kampffmeyer aus Hamburg hat sich im bereits mit der Verbindung von Groupware und Dokumentenmanagement auseinandergesetzt. Dabei ging es noch um die bestehende Version SharePoint 2007, die laut Kampffmeyer in Unternehmen immer mehr Beachtung findet. Der Grund: Mit dem Collaboration Toolkit von Microsoft lassen sich schnell und einfach Plattformen für den Informationsaustausch erstellen. Das ist etwa zur Organisation von Projekten interessant.
Mit Teamsites, Dokumentenarbeitsbereichen und Messaging-Funktionen erleichtert MOSS 2007 die Zusammenarbeit. Ein vergleichbares Collaboration-Produkt im Umfeld von IBMs[6] Lotus Notes heißt Lotus Quickr[7].
Durch das extreme Anwachsen von digitalen Informationsbeständen stoßen Unternehmen immer schneller an die Grenzen der Fähigkeiten des Sharepoint-Servers. Es besteht Erweiterungsbedarf, da die Dokumentenmanagementfunktionen des MOSS nicht mit klassischen ECM-Systemen mithalten können. Da in Projekten jedoch auch unternehmenswichtige Informationen erzeugt werden, stellt sich die Frage nach der Relevanz der Dokumente in Hinsicht auf Compliance-Anforderungen.
Die Nachvollziehbarkeit etwa von kaufmännischem Handeln ist auch für die Informationen innerhalb des MOSS gefordert. Daher ergeben sich Anforderungen wie Langfristigkeit, die in den Produkten nicht vorgesehen sind. "Um die erarbeiteten Informationen weiter nutzen zu können, ist eine gezielte Erweiterung der Collaboration-Funktionen um ECM-typische Funktionen erforderlich", sagt Kampffmeyer. Die ECM-Hersteller haben diese Forderungen der Anwender aufgegriffen. Fast jedes System bietet heute eine Schnittstelle zum MOSS an. Lotus Quickr steht hier noch am Anfang und erreicht nicht die Verbreitung von MOSS. Die Speicherung unternehmenswichtiger Daten verlangt Interaktion zwischen Collaboration-Software und ECM-Lösungen. Die Funktionalitäten, die in Sharepoint vermisst werden, liefert Microsoft auch nicht nach, so Project Consult.
Durch den Wunsch nach Lösungen für die Langzeitspeicherung von Dokumenten aus Sharepoint oder Quickr und den Bedarf, die eingesetzten ECM-Lösungen mit Scan, Klassifizierung etc. auch für Sharepoint nutzen zu können, entwickeln die Hersteller und ihre Partner in Projekten regelmäßig Zusatzfunktionen.
Dafür gab es erste Zeichen auf der kürzlich stattgefundenen SharePoint-Konferenz in Frankfurt. So zeigt der bei Microsoft Deutschland für SharePoint zuständige Manager Peter Fischer zusammen mit Vertretern führender ECM-Anbieter erste Ansätze einer vertieften Zusammenarbeit. Auf dem Podium standen dabei Vertreter von bekannten Spezialisten für Dokumentenmangment und Enterprise Content Management wie EMC[8] (Documentum), IBM[9] (Filenet) und Opentext[10].
Ergebnis der Diskussion: SharePoint eignet sich gut für kleinere Aufgaben des Dokumentenmanagements und als Frontendtool. Schnittstellen zwischen MOSS und den Produkten der spezialisierten ECM-Anbieter sorgen dann dafür, dass sich die Aufgaben des "Enterprise Content Management" auch in der vom Gesetzgeber geforderten nötigen Tiefe erledigen lassen. Zumindest die Anbieter können mit dieser Aufgabenteilung zufrieden sein, lässt es doch jedem genug Raum zum Leben.
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