Flexibilität, Mobilität, neue Formen der Zusammenarbeit und auch neue Wege, Arbeit und Privatleben zu kombinieren, krempeln den guten, alten Büroarbeitsplatz komplett um. Was müssen Firmen tun, um gerüstet zu sein?
Zahlreiche Trend-Technologien sollen bereits seit Jahren dafür sorgen, dass in Unternehmen Mitarbeiter am PC effektiver, produktiver und zu geringeren Kosten arbeiten können. Stichworte wie Unified Communications oder höhere Mobilität und dadurch auch größere Durchdringung von Unternehmen mit Notebooks, PDAs oder anderen mobilen Geräten beschreiben die Lösungen, die die Industrie sich dafür ausgedacht hat.
Auf der anderen Seite stehen Statistiken darüber, wie viel Zeit unproduktiv durch die unsachgemäße Verwendung von Collaboration-Tools, E-Mail und Instant Messaging verschwendet wird. Die aktuellste stammt vom US-Marktforschungsunternehmen Basex[1]: Demnach verbringt ein sogenannter Wissensarbeiter 28 Prozent seines Arbeitstages damit, zu telefonieren sowie E-Mails und Instant Messages zu empfangen oder zu versenden. Je mehr Kommunikationskanäle benutzt werden, so die Marktforscher, desto unklarer werde, wo bestimmte Daten zu finden sind, und je mehr Information erzeugt werde, desto schwerer falle es, diese nutzbringend zu verwalten. Allein die US-Wirtschaft verliere dadurch 28 Milliarden Arbeitsstunden pro Jahr, so Basex.
Auch die steigende Mobilität hat ihre Schattenseiten. Die Marktforscher von Gartner[2] etwa prognostizierten kürzlich[3], dass 2012 die Hälfte der mobilen Mitarbeiter keine Notebooks, sondern kleinere, webfähige Geräte zu Preisen unter 400 Dollar nutzen wird. Unterstützt werde dieser Trend dadurch, dass es immer einfach ist, Daten und Einstellungen im Internet zu speichern und über jedes webfähige Gerät wieder aufzurufen. Für viele Administratoren ist eine hohe Zahl – noch dazu unterschiedlicher – mobiler Geräte aber nicht nur aus Sicherheitsaspekten, sondern auch wegen der Verwaltung, der Versorgung mit neuer oder veränderter Software sowie der Synchronisation und dem Backup von Daten ein Alptraum.
Erschwert wird die Gesamtlage noch durch ein gesellschaftliches Phänomen, das der Amerikaner Marc Prensky[4] am treffendsten beschreiben hat: Die jungen Menschen, die heute kurz vor dem Eintritt ins Arbeitsleben stehen, nutzen alle zur Verfügung stehenden multimedialen Techniken, Informations- und Kommunikationskanäle völlig selbstverständlich. Sie, die "digitalen Ureinwohner" oder "Echoboomer", wie Prensky sie nennt, unterscheiden sich dadurch von den "digitalen Einwanderern" der vorangegangenen Generationen.
Denn letztere haben zwar nach und nach viele neue Technologien akzeptiert und sich angeeignet, aber, so Prensky, "sie behalten wie alle, die eine Sprache erst als Erwachsene lernen, meist einen Akzent, da sie mit einem Fuß immer noch in der Vergangenheit stehen." Dieser Akzent der vordigitalen Welt erschwere es den heutigen Führungskräften, mit den nachwachsenden Mitarbeitern zu kommunizieren.
Edwin Sternitzky, Director Marketing Central Europe bei Citrix[5], sieht dies ähnlich. "Wir sind überzeugt davon, dass in den nächsten fünf Jahren die Grenze zwischen Beruf und Privatleben immer weiter verschwimmen wird. Eine Folge wird sein, dass mobiles Arbeiten einen hohen Stellenwert einnimmt. Die Generation, die jetzt auf den Arbeitsmarkt drängt, ist in einer digitalen Welt aufgewachsen und erwartet am Arbeitsplatz eine IT-Ausstattung, die mobilen Zugriff auf alle modernen Kommunikationstechniken ermöglicht. Blogging, Podcasts, Networking-Plattformen, VoIP, Video-on-Demand – das alles wird zum Arbeitsalltag gehören." Und im Kampf um die Talente müssten Unternehmen sich auf diese Bedürfnisse einstellen.
Die wachsende Mobilität der Mitarbeiter, der Gebrauch privater Endgeräte und die Nutzung von Anwendungen, die nicht den IT-Richtlinien des Unternehmens entsprechen, bringen jedoch erhöhte Sicherheitsrisiken mit sich. Um Mißbrauch einen Riegel vorzuschieben, empfiehlt Sternitzky Unternehmen, bereits heute in eine Server-basierte IT-Umgebung für den mobilen Zugriff auf Anwendungen und Daten zu investieren. Diese könne den Datenverkehr steuern, optimieren und absichern.
"Eine solche zentrale Architektur, zum Beispiel Citrix Xen-App, bietet mehrere Vorteile: Beliebige mobile Endgeräte – von Notebooks über Tablet-PCs bis zu PDAs und Smartphones – können für den Zugriff auf die Applikationen genutzt werden, ohne dass lokale Installationen oder Programmieraufwand anfallen. Die Anwender können auch unterwegs mit der vertrauten Benutzeroberfläche arbeiten und müssen nicht auf spezielle Mobil-Versionen ausweichen. Gleichzeitig ist sichergestellt, dass sensible Anwendungen und Informationen das geschützte Rechenzentrum nicht verlassen. Und schließlich ist der Bandbreitenbedarf beim mobilen Zugriff in einer Citrix-Umgebung minimal." Ingo Gassmann, Direktor Category Management in der Personal Systems Group bei HP[6], sieht Flexibilität und Mobilität als Anforderungen an Arbeitnehmer noch wichtiger werden. "Starre Arbeitsplatzmodelle oder -zeiten gehören im Büro zunehmend der Vergangenheit an. In vielen Unternehmen zählen häufige Geschäftsreisen, Gleitzeit oder das Arbeiten im Home-Office bereits heute zum Standard. Zudem werden Mitarbeiter vermehrt an unterschiedlichen Arbeitsplätzen oder Standorten eingesetzt." Um den dringend benötigten Zugang zu Dateien und Anwendung jederzeit und von überall sicherzustellen, sieht Gassmann Blade-PCs[7] als geeignet an.
"Blade-PCs befinden sich zentral im Rechenzentrum und ersetzen den klassischen Arbeitsplatzrechner. Dadurch können Mitarbeiter von verschiedenen Orten und Zugangsgeräten aus auf Dateien und Anwendungen im Büro zugreifen. Als Endgeräte kommen dabei stationäre oder mobile Thin Clients zum Einsatz. Da bei diesem Konzept alle Daten zentral gespeichert werden, sind sie vor fremdem Zugriff geschützt und somit sicher. Denn auf den Thin Client werden lediglich die Bildschirminhalte verschlüsselt übertragen." Außerdem spare die zentrale Verwaltung der Blade-PCs Kosten und Aufwand bei der Administration.
In eine ähnliche Richtung gehen auch die Ambitionen von Vmware[8]. Thomas Kühlewein, Regional Sales Direktor Central Region, meint, dass die Tendenz dahin geht, Unternehmens-Desktops zentral zu verwalten. "Vmware Virtual Desktop Infrastructure (VDI) unterstützt diesen Trend und bringt ganz neue Perspektiven in das effektive Management von Unternehmens-Desktops. Über VDI wird ein Desktop isoliert von anderen Desktops als logische Instanz mit Betriebssystem und der individuellen Arbeitsumgebung des Anwenders auf einer Vmware-Infrastruktur im Rechenzentrum betrieben. Potenzielle Störfälle durch das Teilen von Applikationen zwischen Anwendern werden komplett vermieden. Eine Einschränkung auf bestimmte Anwendungen entfällt. Damit vereint VDI die Vorteile einer zentralen Verwaltung von IT und einer dezentralen Bereitstellung von Rechenleistung." Nicht nur Sicherheit und Verwaltbarkeit der Desktops werde dadurch verbessert, sondern auch der erweiterte Einsatz energie- und kostensparender Thin-Client-Lösungen ermöglicht.
Auch für Heinz Liebmann, Leiter der IBM[9]-Personalprogramme, stehen künftig Flexibilität und Mobilität des Arbeitsplatzes im Vordergrund. Er geht aber noch einen Schritt weiter. "Die technischen Möglichkeiten sind bereits heute sehr weit entwickelt. Sowohl die technische Infrastruktur als auch Collaboration-Software ermöglichen das Arbeiten unabhängig von Ort und Zeit."
IBM sieht sich dabei mit seinem eigenen Konzept des flexiblen Arbeitens als Vorreiter: 1999 führte der Konzern mit dem sogenannten E-Place[10] ein neues Bürokonzept ein. Dieser Ansatz steht für eine transparente Bürolandschaft mit technologisch sehr gut ausgestatteten Arbeitsplätzen, die flexibel genutzt werden können. "Es gibt also bis in die Geschäftsführung keine Einzelbüros mehr. Damit verbunden sind flachere Hierarchien, flexiblere Arbeitszeiten und die Konzentration auf eine bereichsübergreifende, teilweise globale Teamarbeit" sagt Gassmann.
"E-Place und Telearbeit machen mobiles Arbeiten möglich und führen zu einer neuen Führungs- und Arbeitskultur - einer Kultur von Vertrauen und Eigenverantwortung. In der Zukunft wird vor allem die Netzwerktechnik weiterentwickelt und der Komfortlevel der Kommunikationstools steigt. Wichtig ist dabei, dass die persönliche Interaktion bestehen bleibt. Direkte Kommunikation bleibt wichtig für das Gelingen von Teamarbeit", meint Liebmann. Nachholbedarf besteht aus Sicht von IBM dabei weniger bei der technischen Ausstattung, als bei der Firmenkultur - und diese anzupassen kann ein langwieriger und schwieriger Prozess sein. Mehr grundlegende Veränderungen der Firmenkultur und der Arbeitsumwelt als technologische Umbrüche sieht auch Microsoft[11] als Herausforderungen des Arbeitsplatzes der Zukunft. "Tayloristische[12] und hierarchische Unternehmensstrukturen werden durch Teamarbeits- und Projekt-Strukturen abgelöst. Wissen und Kompetenz wird zum Produktionsfaktor Nummer 1. Nur noch 25 Prozent aller Mitarbeiter arbeiten körperlich, während 62 Prozent Wissensarbeiter sind. Die Halbwertszeit dieses Wissens nimmt immer schneller ab. Wissen muss daher schnell in Innovation umgesetzt werden", so Frank Mihm-Gebauer, Pressesprecher Information Worker bei Microsoft Deutschland.
Die Lösung bestehe in softwarebasierter Zusammenarbeit, die es Unternehmen ermögliche, aus den entstehenden neuen Möglichkeiten Mehrwerte zu schaffen. Eine - aus Microsoft-Sicht[13] - gute Software-Plattform zeichne dabei aus, dass über Unified Communications und Sprachintegration Teams auch über Standorte hinweg optimal verbunden werden. Zudem solle sie klassischen Büroabläufe – Organisation von Meetings, Wissensmanagement, Projektplanung etc. – für Einzelpersonen und große Teams durch einfach zu bedienende Tools unterstützen. Schließlich sei wichtig, dass sie sich in den täglichen Arbeitsablauf nahtlos integrieren lässt und durch umfassende Workflow-Unterstützung Mitarbeiter bestmöglich in die Unternehmensprozesse – sowohl strukturierte als auch unstrukturierte – eingebunden sind.
Ergänzend schaffe dann unternehmensweite Business Intelligence[14] für jeden einzelnen Mitarbeiter die benötigte Einsicht in relevante Daten und Informationen – insbesondere durch Zusammenfassen unterschiedlicher IT-Systeme in einer bekannten, einfach zu benutzenden Oberfläche.
Ähnliche Schwerpunkte bei der effektiven Zusammenarbeit setzt auch Bernardo de Albergaria, VP bei Citrix Online[15]. "Bisher waren Büroarbeitsplätze primär darauf ausgerichtet, konzentriertes und effizientes Arbeiten des Einzelnen zu ermöglichen. In unserer vernetzten, globalisierten Welt werden jedoch Kommunikation und Zusammenarbeit zunehmend wichtiger. Das heißt, Bürokräfte müssen über die nötigen Tools verfügen, um schnell und effizient mit Menschen zu kommunizieren, die vielleicht nur ein paar Türen weiter sitzen - oder aber auch auf einem anderen Kontinent leben."
Dabei würde die heute noch dominierende Kommunikation über Telefon und E-Mail zunehmend durch weitere Kommunikationswege ergänzt – etwa Online-Meetings, Videokonferenzen oder Messengerlösungen. Da diese Lösungen aber oft noch nicht standardmäßig zur Büroausstattung gehören und in die Prozesse vieler Firmen noch nicht integriert sind, aber dennoch zuverlässig über alle Plattformen hinweg zusammenspielen müssen, glaubt de Albergaria, dass im Bereich Collaboration in naher Zukunft die Nachfrage nach On-Demand-Angeboten stark steigen wird.
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