Ausprobiert: Arbeiten in der Cloud mit dem Telekom Business Marketplace

Unter dem Namen "Business Marketplace" hat die Telekom eine Reihe von Cloud-Lösungen für kleine und mittelständische Unternehmen versammelt. ZDNet stellt exemplarisch drei Programme daraus vor, zeigt wie diese funktionieren – und stellt die heikle Frage nach der Datensicherheit in der Cloud.

Ein Marktplatz für Software, in dem Unternehmen alles finden, was sie für die produktive Arbeit, die Verwaltung, das Management und die kaufmännischen Aufgaben benötigen, das ist die Grundidee von Business Marketplace, dem Cloud-basierenden Angebot der Telekom. Unternehmen, aber auch Freiberufler und Selbstständige sollen so täglich auf die Telekom-Plattform gelockt werden und die diversen Software-Lösungen nutzen.

Diese stammen häufig von etablierten Softwarehäusern wie beispielsweise Sage Software oder Symantec. Daneben finden sich aber auch Angebote von zahlreichen Start-ups und kleineren Anbietern auf dem Business Marketplace. Aber auch der Softwareriese Microsoft ist mit Office 356 vertreten. ZDNet stellt drei im Telekom Business Marketplace verfügbare Angebote vor – Sage „einfach Lohn“, Fast Bill und Seneca Controlling – und zeigt beispielhaft, wie das Arbeiten damit funktioniert.

Sage „einfach Lohn“

Mit der cloud-basierenden Lösung „einfach Lohn“ von Sage können Lohnabrechnungen erstellt werden. Die Software eignet sich vor allem für kleine Unternehmen und Start-ups mit bis zu 50 Mitarbeitern. Sie ist so einfach konzipiert, dass keine Vorkenntnisse notwendig sind.

Die Software "einfach Lohn" lässt eine individuelle Festlegung von Arbeitsstunden, Urlaubstagen, etc. zu (Screenshot: Mehmet Toprak)Die Software „einfach Lohn“ lässt eine individuelle Festlegung von Arbeitsstunden, Urlaubstagen, etc. zu (Screenshot: Mehmet Toprak).

Sollte bei der Arbeit mit „einfach Lohn“ doch mal etwas unklar sein, gibt es neben nahezu jedem Eingabefeld einen Fragezeichen-Button, der bei Bedarf eine Erklärung zur geforderten Angabe bietet. Vermutet die Software eine falsche oder unvollständige Angabe, wird der Benutzer beim Speichern darauf aufmerksam gemacht. Optisch überzeugt die Software durch übersichtliche Gestaltung und intuitive Bedienbarkeit. Das blau-gelbe Design ist schlicht, aber modern.

Zu beinahe jedem Eingabefeld bietet einfachLohn eine ausführliche Erklärung, um Fehler gar nicht erst entstehen zu lassen (Screenshot: Mehmet Toprak).Zu beinahe jedem Eingabefeld bietet einfachLohn eine ausführliche Erklärung, um Fehler gar nicht erst entstehen zu lassen (Screenshot: Mehmet Toprak).

Die Software „einfach Lohn“ ist in vier Hauptkategorien untergliedert. „Firma“, „Mitarbeiter“, „Abrechnungen“ und „Extras“. In der Kategorie „Firma“ werden Angaben zu Firmendaten, Finanzen und Krankenkassen verlangt. Mit einem Klick lässt sich eine neue Firma anlegen oder auch löschen.

Unter „Mitarbeiter“ werden digitale Personalakten erstellt, was die Mitarbeiterverwaltung vereinfachen sollt. Hier lassen sich Angaben zu Person und Kontakt, Arbeitsverhältnis, Vergütung und Sozialversicherung machen. Arbeitszeiten und Urlaubsanspruch können individuell festgelegt werden.

Die Software erstellt auf Wunsch einen automatisierten Anstellungsvertrag für jeden Mitarbeiter. Der Vertrag kann mit einem Klick heruntergeladen werden. Alle diese Daten werden wiederum für die eigentliche Lohnabrechnung benötigt.

Ein Assistent führt in drei Schritten durch die Lohnabrechnung.

1. Mitarbeiteraustritte: Eintrittsdatum, gegebenenfalls Austrittsdatum, Kündigungsgrund und Frist, sowie Angaben zur Handhabung des Resturlaubs und der Freistellung von Mitarbeitern können hier individuell eingetragen werden.

2. Fehlzeiten: Hier werden Fehltage und Gründe erfasst, wie beispielsweise Krankheit, Kur, Kind krank, Dienstreise, etc. Diese Angaben dienen dann zur Berechnung des Resturlaubs.

3. Löhne und Gehälter: Unter dieser Kategorie lassen sich Gehalt, Zuschläge, wie etwa Weihnachtsgeld, Nachtzuschlag, Urlaubsgeld, sowie Abzüge bestimmen.

Anschließend werden Lohnscheine druckbereit zur Verfügung gestellt, sowie sämtliche notwendigen gesetzlichen Meldungen generiert, die mit wenigen Klicks automatisch versendet werden können. Durch eine Testabrechnung können Fehler oftmals noch rechtzeitig erkannt werden.

Unter der Kategorie „Dokumente“ findet man unter anderem ein Stammdatenblatt der Arbeitnehmer, Fehlzeitenübersichten und Urlaubslisten. Alle Dokumente werden zentral gespeichert und sind von überall abrufbar. Interessenten dürfen Sage „einfach Lohn“ 30 Tage kostenlos testen. Danach kostet eine Lizenz 5,90 Euro im Monat.

Rechnungssoftware Fast Bill

Die Lösung Fast Bill des gleichnamigen Herstellers ist ein Dienst zur Rechnungserstellung und Finanzverwaltung. Das Angebot wendet sich primär an Selbstständige, Existenzgründer und kleine Unternehmen.

Optisch besticht Fast Bill durch ein modernes Design in Schwarz und Grün, sowie durch eine sehr übersichtliche Struktur. Trotz der einfachen Bedienung liefert Fast Bill alle Funktionen, die für Rechnungen und Finanzverwaltung notwendig sind. Die Software unterteilt sich in die vier Hauptkategorien: „Dashboard“, „Kunden“, „Dokumente“ und „Finanzen“.

Das Dashboard von Fast Bill gibt Auskunft über die neusten und wichtigsten Ereignisse und leitet weiter zu den Grundfunktionen wie "Angebot" und "Rechnung erstellen" (Screenshot: Mehmet Toprak).Das Dashboard von Fast Bill gibt Auskunft über die neusten und wichtigsten Ereignisse und leitet weiter zu den Grundfunktionen wie „Angebot“ und „Rechnung erstellen“ (Screenshot: Mehmet Toprak).

Das Dashboard stellt eine Übersicht der wichtigsten Eckdaten und Ereignisse bereit. Ein Quicklink zur Rechnungserstellung, zuletzt bearbeiteten Kunden, fällige Rechnungen oder den neuesten Dokumenten sind beispielsweise hier zu finden.

Mit ein paar Klicks lassen sich neue Kunden anlegen, wobei hier Stammdaten, sowie Zahlungsart und Kondition erfasst werden. Mit Doppelklick auf den jeweiligen Kunden öffnet sich eine große, ansprechende Übersicht, die neben Kundendaten auch offene Rechnungsbeträge, Gesamtumsatz und durchschnittliche Zahlungsdauer aufzeigt.

Unter der Kategorie Finanzen lassen sich in Fast Bill beispielsweise Einnahmen und Ausgaben grafisch und tabellarisch aufbereiten (Screenshot: Mehmet Toprak).Unter der Kategorie Finanzen lassen sich in Fast Bill beispielsweise Einnahmen und Ausgaben grafisch und tabellarisch aufbereiten (Screenshot: Mehmet Toprak).

Außerdem kann der Nutzer neue Projekte erstellen und Mitarbeitern zuweisen, sowie Arbeitszeiten per Timer bequem und minutengenau erfassen. Das erleichtert eine exakte Abrechnung. Auch lassen sich Angebote direkt in Rechnungen umwandeln, die dann automatisch in die Kategorie Einnahmen übertragen werden.

Was Fast Bill sonst noch kann

Fast Bill liefert eine Vielzahl an Vorlagen für Rechnungen, Mahnungen, Angebote, Lieferscheine, und so weiter, die sowohl auf Deutsch, als auch auf Englisch verfügbar sind. Alle Dokumente sind individuell anpassbar. Anschließend können alle Dokumente als PDF per E-Mail, als Direktlink zum interaktiven Kundencenter oder per Post versendet werden.

Fast Bill sortiert und archiviert sämtliche Dokumente automatisch. Nützlich ist in Kombination auch die Scan-App von Fast Bill (erhältlich im App Store). Damit kann man Belege mit dem Smartphone mobil erfassen und archivieren. Weiterhin bietet die Software unter der Kategorie „Finanzen“ diverse Tools zur Erstellung von Diagrammen, um beispielsweise Einnahmen und Ausgaben pro Monat gegenüberzustellen.

Wurde eine Rechnung bezahlt, kann man sich in Fast Bill ein Dokument mit einem "ist bezahlt" Druck erzeugen lassen (Screenshot: Mehmet Toprak).Wurde eine Rechnung bezahlt, kann man sich in Fast Bill ein Dokument mit einem „ist bezahlt“ Druck erzeugen lassen (Screenshot: Mehmet Toprak).

Fast Bill bietet schließlich die Möglichkeit, Rechnungen und Angebote als Direktlink zu einem eigenen Online-Kundencenter zu versenden, wo sämtliche Rechnungen zum Download zur Verfügung stehen und ein internes Nachrichtensystem einen schnellen Austausch mit Kunden ermöglicht. Auch der Export von Kundendaten, Leistungen, Rechnungen, etc. als Excel-Tabelle oder CSV-Datei möglich, sowie der Import aus CSV-Dateien.

Interessenten dürfen Fast Bill 30 Tage kostenlos testen. Danach kostet eine Lizenz 11,95 Euro im Monat.

Seneca Controlling

Von der Seneca Business Software GmbH kommt die Software Seneca Controlling. Sie bietet kleinen und mittleren Unternehmen Hilfestellung für Finanz- und Liquiditätsrechnung, Analysen, dynamische Berichte und Planungen.

Durch den hohen Grad an Komplexität eignet sich Seneca nur für den geübten Anwender, der mit der Systematik und dem Fachjargon des Controllings vertraut ist. Wer also nichts mit Top-down und Bottom-up oder ABC- und Pareto-Auswertungen anfangen kann, der ist überfordert.

Die Diagrammfunktion von Seneca Controlling ermöglicht es, unterschiedliche Knoten in einer gemeinsamen Grafik darzustellen und dabei die Detailgenauigkeit (Ist, Plan, etc.) festzulegen (Screenshot: Mehmet Toprak).Die Diagrammfunktion von Seneca Controlling ermöglicht es, unterschiedliche Knoten in einer gemeinsamen Grafik darzustellen und dabei die Detailgenauigkeit (Ist, Plan, etc.) festzulegen (Screenshot: Mehmet Toprak).

Dafür bietet Seneca für Profis ein Mehr an leistungsfähigen Werkzeugen und Funktionen, die es ermöglichen, zahlreiche Szenarien durchzuspielen, sowie beispielsweise Cashflows und Bilanzen grafisch aufzubereiten.

Die Software ist in den Sprachen Deutsch, Englisch, Spanisch und Ungarisch verfügbar. Das Design von Seneca ist minimalistisch in Grau und Blau gehalten, wobei Diagramme in knalligen Farben aufwarten. Als Controlling Software liegen die Hauptaufgaben von Seneca in der Erfüllung von Planungs-, Berichts-, und Kontrollaufgaben.

Die Analyse-Tools

Mithilfe ganz unterschiedlicher Werkzeuge lassen sich Unternehmensdaten in kombinierten Grafiken als Wasserfall-, Flächen-, Kreis- Linien- oder Säulendiagramme anschaulich darstellen. Durch ABC- und Pareto-Auswertungen lassen sich Top und Flops deutlich und belegbar ermitteln. Das schafft eine fundierte Grundlage für die Planung und Schwerpunktsetzung von künftiger Produktion oder Einkauf. Seneca bietet eine große Datenbank an Formeln, die dem Nutzer einen weiten Planungsspielraum eröffnen.

Die unterschiedlichen Planvarianten können problemlos mit dem Ist-Zustand der Unternehmensdaten verglichen und relative beziehungsweise absolute Werte grafisch aufbereitet werden. Auch lassen sich detaillierte Vergleichsgruppen erstellen, unterschieden beispielsweise nach Kundengruppe oder Region, um somit genau zugeschnittene Werte zu erhalten.

Seneca Controlling ermittelt über das Jahr aus Umsatzerlösen, Erträgen, Aufwendungen, etc. das GuV-Ergebnis (Gewinn- und Verlustergebnis) (Screenshot: Mehmet Toprak).Seneca Controlling ermittelt über das Jahr aus Umsatzerlösen, Erträgen, Aufwendungen, etc. das GuV-Ergebnis (Gewinn- und Verlustergebnis) (Screenshot: Mehmet Toprak).

Neben Planung- und Analysetools bietet Seneca auch eine Reihe von Funktionen zur präzisen Dokumentation. Tabellarische Berichte lassen sich in Excel exportieren oder als PDF erzeugen. Berichte und Grafiken sind einfach per Drag and drop zu kombinieren. Hilfreich ist auch die Funktion, Berichte gleich in einen Präsentationsmodus zu übertragen. Besonders wichtig für international agierende Unternehmen ist, dass Seneca eine Verlinkung mit der Europäischen Zentralbank (EZB) herstellt und somit die Unternehmensdaten stets zu tagesaktuellen Kursen aufbereitet werden können.

Neben den reinen Controlling-Funktionen bietet Seneca auch Kommunikationstools. Dazu gehört ein Chat, der den Austausch mit Kollegen ermöglicht und Benutzergruppen, die Planung und Abstimmung von gemeinsamen Projekten erleichtern. Das Problem der Datenübertragbarkeit löst Seneca durch einen Schnittstellenassistenten. Der hilft dabei Daten im XML-Format, als CSV-Datei oder als Excel-Tabelle zu exportieren. Nach der 30-Tage-Frist, innerhalb derer man die Seneca-Lösung kostenlos ausprobieren darf, kostet die Nutzung 19,95 pro Monat.

Datensicherheit in der Cloud

Alle genannten Angebote sind Cloud-Lösungen. Da stellt sich schnell die Frage nach der Datensicherheit. Darauf hat die Telekom nach eigenen Angaben ebenfalls eine Antwort. Alle Daten werden in Rechenzentren der Deutschen Telekom in Deutschland gespeichert. Mit den Geschäftspartnern, die für die Entwicklung und den Betrieb der Cloud-Lösung zuständig sind, hat die Telekom Verträge geschlossen, die Datenschutz nach den Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes (§ 11, BDSG) garantieren sollen.

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