Mit Document Solutions die Papierflut in den Griff kriegen

Ein Drucker steht in jedem Büro – oder zumindest davor im Flur. Trotz jahrelanger Träume vom papierlosen Büro hat sich das nicht geändert, im Gegenteil: Die Menge ausgedruckter Dokumente nimmt jedes Jahr zuverlässig zu. Seit Jahren entwickeln die Anbieter von Druckern und Multifunktionsgeräten Konzepte, mit denen sich für Kunden die Druckkosten kontrollieren und reduzieren lassen. Dennoch schafft es das Thema bei den meisten IT-Verantwortlichen und Administratoren nicht auf die Tagesordnung.

Die Gründe dafür sind vielfältig. Zum einen wird laut IDC das Sparpotenzial unterschätzt. Es liegt den Marktforschern zufolge in der Regel zwischen 20 und 30 Prozent der aktuellen Druckkosten. Hewlett-Packard lockte vor einiger Zeit sogar Kunden, indem ihnen – unter bestimmten Voraussetzungen -ein Einsparpotenzial von 30 Prozent garantiert wurde. Andere Anbieter waren nicht so mutig konkrete Zahlen zuzusagen, versicherten aber, dass sie mit ihren Angeboten ähnliche oder sogar höhere Werte erreichen würden.

Die Krux: Die wenigsten Firmen wissen, wie viel sie im Augenblick für Drucken und Kopieren bezahlen und können daher auch nicht beziffern, ob es sich für 30 Prozent davon lohnt, den Aufwand in Kauf zu nehmen. Denn ohne Blut, Schweiß und Tränen geht die Einführung von Managed Print Services – oder Print Management, wie es andere nennen – nie ab: Mitarbeiter verwenden auf einmal erstaunliche Energie auf ausführliche Begründungen, warum sie einen Drucker auf dem Schreibtisch benötigen, warum ihre Aufgabe unbedingt Zugriff auf den Farbdrucker erfordert oder warum es unzumutbar ist, Ausdrucke zehn Meter weiter am Arbeitsgruppendrucker abzuholen. Nützt das alles nichts und wird ihnen ihr geliebtes Druckgerät dennoch weggenommen, steht am nächsten Tag ein im Discounter gekaufter USB-Drucker unter dem Tisch – für den das Verbrauchsmaterial später über die Teamsekretärin beim Büroversand beschafft wird.

Die Ergebnisse einer 2009 vorgestellten, großangelegten Umfrage von Dokulife im Auftrag von Brother liefern Anhaltspunkte, warum das so ist: 68 Prozent der befragten Angestellten drucken häufig oder sehr häufig E-Mails. Sie sind damit nach Textdokumenten der zweithäufigste Druckjob. 36 Prozent drucken zudem häufig oder sehr häufig Webseiten aus. „E-Mails und Webseiten sorgen zwar für eine effiziente Informationsverbreitung – aber Berufstätige wollen den Lesekomfort und die Verarbeitungsmöglichkeiten von Papier“, glaubt Oliver Jendro, der die Studie betreuende Analyst von Dokulife. Daher sei ein Druckgerät in Griffweite für viele „immens wichtig“. Laut Umfrage bevorzugen 72 Prozent der Angestellten einen Drucker direkt am Arbeitsplatz.

Ob dieser dann ausschließlich für die beruflichen Belange genutzt wird, darf bezweifelt werden: Nur 16 Prozent der Berufstätigen gaben an, am Arbeitsplatz nie private Dokumente zu drucken. Ein Viertel druckt am Arbeitsplatz nach eigener Einschätzung pro Woche 10 bis 30 Seiten privaten Inhalts aus. Bei jedem sechsten sind es sogar über 30 Seiten. Ob Unternehmen das als Missbrauch der zur Verfügung gestellten Infrastruktur oder als kleine Vergünstigung sehen, die sie ihren Mitarbeitern gerne gewähren, müssen sie für sich selbst entscheiden.

Das Problem der unkoordinierten Beschaffung

In einer weiteren Studie fragten Brother und Dokulife 2010 auch gezielt danach, wer für die Beschaffung von Druckgeräten und deren Verbrauchsmaterial in Firmen zuständig ist und wie auftretende Probleme mit Druckgeräten behoben werden.

Die Beschaffung von Druckgeräten und Verbrauchsmaterial (hier bei Firmen mit 51 bis 250 Mitarbeitern) ist deutlich zweigeteilt: Druckgeräte kauft die IT-Abteilung, Verbrauchsmaterial ein für Büromaterial Verantwortlicher (Grafik: Dokulife/Brother).

Lediglich in großen Unternehmen spielt der zentrale Einkauf bei Auswahl von Geräten, Papier und Verbrauchsmaterialien eine bedeutende Rolle. Ansonsten liegen Auswahl und Beschaffung von Geräten mit steigender Mitarbeiterzahl zunehmend in den Händen der IT-Abteilung. Sie kümmert sich aber in der Regel nicht um Verbrauchsmaterialien und Papier. Beides wählen überwiegend Verantwortliche für Büromaterial aus und bestellen es auch.

Zufriedenheit mit dem Status Quo

Ein weiterer Grund, warum sich Mitarbeiter, IT-Abteilungen und damit ganze Firmen gegen eine Veränderung ihrer Druckerlandschaft sperren dürfte sein, dass der Großteil der Beteiligten mit dem Status Quo zufrieden ist: 77 Prozent nennen keine Probleme oder Fehler, die sie beim Drucken im Büro grundsätzlich stören. Als häufigste Fehlerquelle zählen 64 Prozent der Befragten, die ein Druckgerät allein nutzten, fehlendes Papier oder Papierstau auf. Bei Nutzern von Arbeitsgruppendruckern sind es 74 Prozent. Zweithäufigster Grund für Druckprobleme ist fehlendes Verbrauchsmaterial. Die meisten Anwender können diese Fehler aber in kurzer Zeit selbst beheben. Umso größer die Mitarbeiteranzahl der Firma ist, umso länger dauert es dabei, bis die Mängel beseitigt sind.

Trotzdem sieht eine aktuelle IDC-Studie ein erhöhte Akzeptanz in deutschen Unternehmen für sogenannte Document Solutions – die logische Fortsetzung von Print Management. Laut dieser Umfrage kann sich eine ansehnliche Zahl von Firmen sogar vorstellen, Document Solutions im SaaS-Modell zu nutzen. Wurde hier mit zweierlei Maß gemessen? Oder wie erklären sich die unterschiedlichen Ergebnisse?