Große Umfrage: Was beim Drucken in Firmen schiefläuft

Es gibt viele Ansätze, um Druckkosten zu senken. Bei allen ist zunächst mühsam der aktuelle Zustand zu ermitteln. Eine Befragung von über 8000 Anwendern zeigt, wie in Firmen gedruckt wird und wo die wahren Probleme liegen.

Firmen bekommen nahezu ständig Angebote und Vorschläge von ganz unterschiedlichen Seiten, wie sie ihre Druckkosten senken können. Kommt der Hersteller oder sein Vertriebspartner aus der Kopiererecke, schlägt er in der Regel die Konsolidierung der Druckgerätelandschaft vor und empfiehlt Klick- oder Seitenpreiskonzepte und untermauert seine Argumente mit dem Hinweis auf die – immerhin gelegentlich bestehende – Notwendigkeit von A3- und Farbdruck.

Hat der Firmenvertreter dagegen vor allem Drucker und Multifunktionsgeräte im Programm, empfiehlt er aus Gründen der Effizienz eher eine dezentrale Lösung, weist auf die Möglichkeiten seiner Geräte zur Reduzierung von Ausdrucken durch Funktionen wie Scan-to-PDF, Scan-to-Folder oder Scan-to-Mail hin und schimpft darüber, dass an zentralen Geräte Ausdrucke häufig von Kollegen mitgenommen oder in den Papierkorb geworfen werden.

Der Dritte – und das kommt in letzter Zeit aufgrund der intensiveren Bemühungen mehrerer Hersteller um diesen Markt immer häufiger vor – preist in den höchsten Tönen die durch Managed Print Services möglichen Kosteneinsparungen, die dadurch reduzierte Kapitalbindung und die geringeren Ausfallzeiten.

Das Problem: Je nach Lage der Dinge kann jeder von ihnen Recht haben. Man weiß es eben nur nicht so genau, denn auch die vorgeschlagenen Analysen und Erhebungen sind natürlich geeignet, die jeweils gerade vertretene Meinung zu unterstützen. Das Glück, an ein wirklich kompetentes Systemhaus zu geraten, dass unvoreingenommen die für den Kunden tatsächlich günstigste und am besten an die Arbeitsabläufe angepasste Lösung herausfindet und diese dann womöglich sogar noch selbst betreut, haben nicht viele.

Für die Entscheidung, in welche Richtung man sich überhaupt informieren soll, wäre es hilfreich, wenn man überhaupt wüsste, was die Anwender mit den ihnen zur Verfügung stehenden Druckgeräten anstellen. Aber auch daran fehlt es in der Regel. Interne Umfragen sind wenig zuverlässig. Wo wird man schon die ehrliche Auskunft bekommen „ach, den A3-Farbdrucker nutzen wir außer zum Ausdruck von privaten Geburtstagseinladungen so gut wie gar nicht“?

Interessant ist es deshalb durchaus einmal über den Gartenzaun zu spähen und sich anzuschauen, wie anderswo gedruckt, kopiert und gescannt wird. Das hat das Beratungsunternehmen Dokulife jetzt bereits das zweite Mal im Auftrag von Brother getan. Da an der Online-Umfrage über 8800 durch Hinweise in deutschsprachigen IT-Zeitschriften und -Portalen rekrutierte Menschen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz teilgenommen haben, ist sie durchaus aussagekräftig, wenn auch nicht ganz repräsentativ: Schließlich ist ein gewisses Interesse an Informationstechnologie Voraussetzung gewesen. Wer damit gar nichts am Hut hat, wurde auf die Umfrage überhaupt nicht aufmerksam.

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