Wege aus der Krise: Diese Tools helfen beim Planen

So schön eine Mindmap auch sein mag – wichtig ist für viele zunächst einmal, überhaupt herauszufinden, wo man ansetzen soll. Welche Baustelle ist die dringendste und welche verspricht den nachhaltigsten Erfolg? Letztendlich muss das wahrscheinlich jeder für sich selbst entscheiden, aber es gibt Möglichkeiten, sich Anregungen zu verschaffen. Beispielsweise bieten sowohl Exact Software als auch Sage Software kurze, online durchführbare Schnelltests an.

Der Krisencheck von Exact richtet sich in erster Linie an international tätige Unternehmen, denen er helfen soll, Verbesserungspotenziale zu erkennen. Die jeweils aus einigen Fragen bestehenden Online-Tests zu typischen Abläufen im Einkaufsmanagement und in der Forderungsverwaltung geben aber auch anderen Firmen nützliche Anstöße.

Teilnehmer bekommen nach dem anonym und kostenlos durchführbaren Krisencheck neben einer ausführlichen Gesamtauswertung sehr detaillierte Tipps, wie sie ihre Abläufe verbessern könnten und wo sich Einsparpotenziale verbergen. Da sich die Hinweise auf die gewählte Antwortoption beziehen, sind die Vorschläge recht konkret.

Der Schnellcheck von Sage zeigt Firmen Potenziale bei der Neukundengewinnung und -bindung auf. Er richtet sich an kleine und mittelständische Unternehmen, die nach neuen, kostengünstigen Umsatz- und Wachstumspotenzialen suchen. Natürlich empfiehlt der Anbieter dazu auch den Einsatz seiner eigenen Software-Lösungen. Aber am Ende des elf Fragen umfassenden Tests erhalten Teilnehmer auch zu jeder Antwort eine von Sage-Software unabhängigen Kommentar zu ihrem Status quo. Auch hier ist die Teilnahme kostenlos und anonym.

Agenda zur besseren Prozessgestaltung im Büro

Etwas umfangreicher fällt eine von Canon zusammen mit Wissenschaftlern der Universität Würzburg erstellte Agenda zur besseren Prozessgestaltung im Büro aus. Die als Zehn-Punkte-Programm formulierten wichtigsten Erkenntnisse stehen als Dokument (PDF) zum Download bereit.

Es umfasst zehn Empfehlungen, mit denen Unternehmen Arbeitsabläufe effizient gestalten und Kosten reduzieren können. Die Agenda deckt – wie bei einem Druckeranbieter zu erwarten – wichtige Bereiche des Office-Managements ab. Neben dem Aspekt Green IT werden auch Möglichkeiten der Effizienzsteigerung bei Netzwerksystemen, Datensicherheit und Dokumentenmanagement aufgezeigt. Basis für die Vorschläge ist eine europaweite Marktstudie („Readying for Recovery: A Pragmatic Approach to Organisational Change“), die Canon im Vorfeld gemeinsam mit der Unternehmensberatung Datamonitor erstellt hat.

Laut der Studie besteht ein enormes Spar- und Verbesserungspotenzial im Büroumfeld. Ein wichtiger Aspekt ist die effizientere Organisation des Dokumentenmanagements: „In deutschen Unternehmen wird mehr als die Hälfte der Zeit mit Administrieren, Ablegen und Suchen von Informationen verbraucht. Das Wiederfinden einer Dokumentenakte dauert im Schnitt zehn bis 30 Minuten“, sagt Canon-Manager Gerald Bumann. Daher sei es wichtig, relevante Unternehmensdaten wie E-Mails und Dokumente elektronisch zu erfassen, automatisiert zu verschlagworten und zentral zu speichern.

Der Agenda-Punkt „Einspareffekte durch ökologisches Management“ klingt recht theoretisch, umfasst aber recht einfache Maßnahmen. Empfohlen werden etwa die Reduzierung von E-Mail-Ausdrucken und das Abschalten von Output-Systemen, um so Material- und Energiekosten zu senken.

Wichtig ist laut Professor Rainer Thome von der Universität Würzburg, dass bei der Investition in neue Technologien Umweltstandards berücksichtigt werden. Ältere Output-Systeme empfiehlt der daraufhin zu überprüfen, ob ihre Energiebilanz aktuellen Anforderungen genügt oder ob es günstiger ist, neue anzuschaffen. Außerdem kann ein Multifunktionssystem mehrere ältere Einzelgeräte ersetzen. „Allein durch effizientere Druckstrategien können rund 16 Prozent der Druckbudgets eingespart werden“, sagt Bumann.