Für kleine und mittlere Unternehmen bis etwa 500 Mitarbeiter bietet sich die Alternative, ganz auf einen eigenen Mailserver zu verzichten. Heute ist es dazu auch mit kostenlosen E-Mail-Diensten wie Hotmail nicht mehr nötig, auf Komfort wie echte Replikation, Kontakte und Calendering zu verzichten. Mailboxgrößen von mehreren Gigabyte sind oft mehr, als sich mit einem Exchange Server komfortabel realisieren lässt. Anwender bemerken von der Umstellung des Backend nichts. Sie können ihren Outlook-Client mit allen Funktionen wie gewohnt nutzen.
Auf diese Weise kann man kurzfristig Geld sparen, was in Krisenzeiten an Bedeutung gewinnt. Zunächst zu investieren, um dann in einigen Jahren einen positiven ROI zu erzielen, wird von Controllern zunehmend kritisch beäugt.
Ein paar Dinge gibt es dennoch zu beachten: Mobile Clients, die das ActiveSync-Protokoll verwenden, arbeiten mit kostenlosen E-Mail-Providern meist nicht zusammen. Nur neuere Windows-Mobile-Geräte haben eine explizite Anbindung an Hotmail. Zudem muss man damit leben, dass vertrauliche E-Mails auf einem externen Server gespeichert werden. Wenn Compliance-Anforderungen zwingen, sämtlichen E-Mail-Verkehr aufzubewahren, kommt man mit kostenlosen Diensten auch nicht weit. Was aus dem Ordner „Gelöschte Objekte“ verschwindet, ist nicht mehr zurückzuholen.
Das Problem mit den mobilen Clients wird zunehmend verschwinden. Niemand wird seinen PDA dazu verwenden, seine Ordnerstruktur grundlegend neu zu organisieren. In Zeiten von UMTS und HSPA kann man seine E-Mails jedoch bequem mit dem Browser lesen, wenn der Anbieter ein für mobile Clients optimiertes Webinterface bietet.
Wer an echte Replikation denkt, kommt zwangsläufig auf das IMAP-Protokoll. Doch hier macht Microsoft einen Strich durch die Rechnung. Der IMAP-Treiber in Outlook weigert sich, Kalender- oder Kontaktordner anzulegen. Das ist keine technische Beschränkung des IMAP-Protokolls, wie Microsoft es immer gerne wieder darstellt. Auch Kalendereinträge und Kontakte sind normale E-Mails. Sie besitzen lediglich zusätzlich das Feld X-MAPI-Message-Class im Mail-Header. Bei Kalendereinträgen ist dieses Feld auf IPM.Appointment gesetzt. Kontakte haben den Eintrag IPM.Contact, siehe Bild 10.
Für den äußerst unwahrscheinlichen Fall, dass ein Mailanbieter den Eintrag X-MAPI-Message-Class beim Speichern der E-Mail herausnimmt, ließe sich die Erkennung immer noch am MIME-Type text/calendar oder text/x-vcard sicher durchführen. Dass das Ganze tatsächlich funktioniert, sieht man an Exchange-Alternativen wie Communigate. Das liefert einen eigenen MAPI-Treiber mit, der IMAP als Protokoll verwendet, und Kalender- und Kontaktordner zulässt. Dieser Treiber funktioniert allerdings nicht anderen IMAP-Anbietern.
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7 Kommentare zu Microsoft Exchange 2003: Rauswerfen statt Upgraden
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SIcherheit
Ich finde es bedenklich, wenn Firmenkorrespondenz über einen freemailer, der weiß weiß ich nicht was mit meinen Daten macht abgewickelt werden soll.
Noch dazu hat man ggf. bei Ausfällen keinen direkten Ansprechpartner.
Es muss ja nicht gleich Exchange sein. Es gibt aber genügend Open Source Alternativen.
Wer nicht genügend Geld für einen eigenen email server aufbringt hat meistens auch nicht genügend Kapital für den restlichen Firmenbetrieb.
Unterschied zwischen Service und Technik
Der Artikel zeigt eindrucksvoll, dass eine bisher kommerzielle Lösung durch ein kostenloses Angebot ersetzt werden kann, rein technisch gesehen. Aber wie sieht es mit dem Service dahiner aus ? Die kostenlosen Dienste haben z. Bsp. stark eingeschränkte Service Levels und können sehr kurzfristig so geändert werden, dass sie nicht mehr den gewünschten Zweck erfüllen:
Aus den Live/Bing/Hotmail-AGBs:
19. How We May Change the Contract.
If we change this contract, then we will tell you at least 30 days before the change takes place. If you do not agree to these changes, then you must cancel and stop using the service before the change takes place. If you do not stop using the service, then your use of the service will continue under the changed contract.
D.h. Microsoft kann innerhalb 30 Tagen die Vertragsgrundlagen einseitig ändern.
22. Changes to the Service; If We Cancel the Service.
We may change the service or delete features at any time and for any reason. We may cancel or suspend your service at any time. Our cancellation or suspension may be without cause and/or without notice. Upon service cancellation, your right to use the service stops right away. Once the service is cancelled or suspended, any data you have stored on the service may not be retrieved later.
D.h. sollte sich Microsoft entscheiden, den Dienst einzustellen, steht man sofort im Regen und hat keine Ansprüche.
Auf dieser Basis kann kein Unternehmen eine wesentliche Infrastruktur wie E-Mail betreiben.
AW: Unterschied zwischen Service und Technik
Da gebe ich Ihnen natürlich Recht. Man muss grundsätzlich bereit sein, seine Mailinfrastruktur einer Fremdfirma anzuvertrauen.
Ob das allerdings ein Free-Provider wie GMX, web.de oder Hotmail ist, oder ein Pay-Anbieter wie 1&1-MailXchange, ist wiederum relativ egal. Auch 1&1 kann jederzeit entscheiden, den Service einzustellen oder auslaufen zu lassen. Nach der Mindestvertragslaufzeit hat 1&1 ein Kündigungsrecht.
Und dass Microsoft Hotmail einstellt oder Features wie Calendering, Kontakte und Replikation wieder entfernt, halte ich, ehrlich gesagt für unwahrscheinlich. Rechtssicherheit über einen lägeren Zeitraum besteht jedoch wie bei den Pay-Proidern nicht.
AW: AW: Unterschied zwischen Service und Technik
… es ist eben nicht das einzige Problem bei der Sache, "dass Firmen ihren Mitarbeitern ungern Visitenkarten mit E-Mail-Adressen wie juergen_w_2003@hotmail.com drucken". Je nach Branche und Auftraggeber (Konzerne, öffentliche Hand) muss ein Unternehmen gewisse Standards einhalten, was die betrieblichen Abläufe angeht, sonst findet keine Auftragserteilung statt. Wer nur einen wichtigen Auftrag verliert, weil da nicht mithalten kann, hat sich schnell billig pleite gespart.
AW: AW: AW: Unterschied zwischen Service und Technik
Darauf habe ich im Artikel hingewiesen (Seite 2, Absatz 3). Wer Compliance-Anforderungen zu erfüllen hat, wie Aufbewahrung aller E-Mails oder dass E-Mails ausschließlich auf Firmenservern gespeichert werden dürfen, für den kommt eine gehostete Lösung grundsätzlich nicht in Frage.
AW: AW: AW: Unterschied zwischen Service und Technik
Hotmail, jetzt Windows Live Mail erlaubt die Verwendung einer eigenen Domäne.
Gesetzliche Anforderungen
Und was ist mit den gesetzlichen Anforderungen an die dauerhafte und unveränderliche Speicherung aller elektronischen Geschäftsdokumente (inklusive e-Mails!) für 10 Jahre?
Gerade dazu einen Artikel in der c’t gelesen.
Ich denke, Ihr Artikel über Firmen-e-Mails mit Webmailern ist damit Makulatur.
VG