Aber nicht immer lässt sich durch Outsourcing sparen, einige Aufgaben lassen sich auch in Eigenregie günstiger erledigen. Sogar deutlich günstiger, so die Quintessenz der vom britischen Marktforschungsunternehmen CEBR für Oki erstellten Studie. Allerdings seien dafür eine vernünftige Druckerverwaltung und die richtige Infrastruktur notwendig.
Insgesamt, so die Studie, geben in Deutschland Firmen, Organisationen und Behörden pro Jahr gut 22,6 Milliarden Euro für internes Drucken und Kopieren aus. Weitere 11 Milliarden Euro lassen sich die Unternehmen externe Druckaufträge kosten. Vom gesamten Druckbudget ließen sich, so die Marktforscher, zwischen 1,4 und 2,9 Milliarden Euro einsparen.
Der Großteil der Kostenreduzierungen sei alleine durch eine bessere Organisation der Druckerinfrastruktur zu erzielen. Ein ansehnlicher Batzen, rund 655 Millionen Euro, ließe sich jedoch dadurch einsparen, dass derzeit extern vergebene Druckaufträge künftig intern erledigt werden. Beispiele dafür sind Visitenkarten, Banner für Marketingzwecke oder Broschüren. Drei vertikale Märkte hebt die Studie besonders hervor, in denen aufgrund der in ihnen geübten Druckpraxis darüber hinaus überdurchschnittliche Kostenvorteile zu erzielen seien: Architektur und technische Beratung, das Gesundheitswesen sowie den Bildungsbereich.
Mit dem gesparten Geld, so CEBR, ließen sich etwa im Gesundheitswesen pro Jahr die Gehälter von 2000 Ärzten oder 5000 Krankenpflegern bestreiten oder im Bildungsbereich 3400 Lehrer neu einstellen. Außerdem, so rechnet das Institut vor, wäre ein ansehnlicher positiver Effekt für die Umwelt zu verzeichnen: Ließen sich doch jährlich 218.000 Tonnen CO2 einsparen, was etwa dem Jahresausstoß von 60.000 PKWs auf deutschen Straßen entspricht.
Laut Bernd Quenzer, Managing Director Deutschland bei Oki Systems, ist eine wichtige Voraussetzung, um diese Einsparungen zu erzielen, dass zwar nicht alle, aber ausreichend viele Druckgeräte im Unternehmen erstens eine große Medienvielfalt bedrucken können und zweitens eine Vielzahl unterschiedlicher Formate beherrschen – von der Visitenkarte über A4 und A3 bis hin zum Bannerdruck. Bereits umgesetzt hätte eine solche Strategie in Deutschland beispielsweise Mazda- und Toyota-Autohäuser: Sie drucken ihre Marketingmaterialien und die zu den einzelnen Werbekampagnen passende Wanddekoration nach zentralen Vorgaben inzwischen weitgehend selbst. Vorteile sind laut Quenzer geringere Kosten und wesentlich größere Flexibilität.
Bernd Quenzer, Managing Director Deutschland bei Oki Systems, kennt zahlreiche Beispiele für Kostenreduzierungen durch Inhouse-Marketing (Bild: Oki).
Das sich mit Inhouse-Marketing Geld sparen lässt, propagiert auch HP bereits seit zwei Jahren: Statt komplett externe Designagenturen und Druckdienstleister zu nutzen, sollen kleine und mittelständische Unternehmen zumindest einen großen Teil ihrer Marketingmaterialien selbst erstellen. Um das notwendige Know-how zu vermitteln, bietet der Hersteller regelmäßig kostenlose halbtägige Workshops an.
Außerdem werden im Rahmen des HP-Inhouse-Marketing-Programms Informationen vermittelt, wie sich Flyer, Broschüren, Postkarten oder Mailings in Auflagen bis 1000 Stück erstellen lassen. Wichtiger Aspekt dabei ist es laut HP, zu vermitteln, wie Anwender die richtige Kombination aus Drucker, Tinte, Toner und Papier finden. Ganz uneigennützig sind die Veranstaltungen also nicht. Ergänzend bietet HP eine „Marketing Resources Software“ kostenlos zum Download an und gibt online eine Reihe von Tipps, leider nur auf Englisch.
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3 Kommentare zu Drei Studien: Druckverhalten und Druckkosten im Vergleich
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Scan-to-PDF
Häufig oder sehr häufig nutzen 36 Prozent der Befragten Scan-to-E-Mail, 47 Prozent Scan-to-Folder und sogar 53 Prozent Scan-to-PDF.
Was bitte ist Scan-to-PDF?
Normalerweise beinhalten Scan-to-Email und Scan-to-Folder die Formate TIFF/JPEG/PDF..etc.
Also warum wird hier ein Funktion mit einem Format in einen Topf geworfen?
Hallo, Sie haben im Prinzip natürlich Recht und die Auflistung ist im Text tatsächlich etwas unglücklich formuliert. Die Unterteilung ist dennoch nicht sinnlos. Warum? Bei Umfragen geben Menschen häufig das an, was ihnen wichtig ist, nicht das, was strenggenommen korrekt ist. So auch hier: Manchen ist es wichtig, dass das gescannte Dokument automatisch in einem bestimmten Ordner abgelegt wird (eventuell sogar als TIFF oder PDF in einem und von einer OCR-Software bearbeitet in einem zweiten). Anderen Umfrageteilnehmer ist es offenbar vor allem wichtig, dass sie ein PDF erhalten, mit dem sie dann nach eigenem Gutdünken verfahren können. Wo das Dokument nach dem Scanvorgang abgelegt wird, ist für sie zweitrangig. Und bei manchen wird der eine oder der andere Aspekt je nach dem im Vordergrund stehen, um welche Dokumentenart es sich handelt. Damit sind die sich inhaltlich tatsächlich überschneidenden Antworten erklärbar. Wir hoffen, diese Ergänzung trägt zur Aufklärung bei.
Die Redaktion
Kosteneinsparung durch Effizienzsteigerung
Die Büro-Druckerlandschaft ein wenig ins Visier zu nehmen, ist, denke ich, der richtige Schritt. Jeder von uns druckt täglich Dokumente aus, die nicht notwendigerweise hätten gedruckt werden müssen; unnötige Kosten und CO2-Ausstoß sind die Folgen. Um hier effizienter zu werden, müssen Unternehmen mehr auf nutzerfreundliche digitale Prozesse setzen ? sowohl in der intern als auch in der externen Kommunikation. Digitale Prozesse halten zunehmend Einzug in unser Leben und unsere Büros. Trotzdem drucken wir immer noch Dokumente, E-Mails und Rechnungen aus. Häufig wäre dies unnötig, verfügten die Nutzer über komfortablere Lösungen zur Bearbeitung elektronischer Dokumente und wären entsprechend geschult.
In der Kommunikation nach außen bietet sich besonders die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister an, um digitale Prozesse schnell und kostengünstig in die Tat umzusetzen (mit on demand-Modellen lohnt sich dies übrigens auch schon z.B. ab 5000 Rechnungen pro Monat!!!). Itella iPost lässt sich zum Beispiel wie ein normaler Druckertreiber installieren und direkt nutzen. Die Software übermittelt die Daten an den Dienstleister, der diese elektronisch aufbereitet und übermittelt. Muss dennoch gedruckt werden etwa bei wichtigen Dokumenten, kann dies aufgrund der Menge dennoch kostengünstiger vom Dienstleister übernommen werden. Läuft die Lösung on demand (also auf Abruf) können Einsparungen ab dem ersten Dokument realisiert werden; und zwar ohne aufwendige Installationen oder gar Anschaffungen von Hardware. Technische Neuerungen und rechtliche Vorschriften werden außerdem direkt vom Dienstleister angewendet. Diese Vorgehensweise kann also Druckkosten schnell und effektiv einsparen. Gerade in Krisenzeiten ein wichtiger Punkt!
Viele Grüße
R. Schlotmann
Gänzlich nachvollziehen kann ich einige Argumente nicht….