Interessant ist, dass europaweit mit zunehmender Unternehmensgröße die Bedeutung des Kostenblocks Verbrauchsmaterial abnimmt (sowohl des genutzten als auch des verschwendeten). Dafür werden die Kosten von Druckerausfällen sowie der Zeitaufwand, um Probleme zu lösen, mit zunehmender Mitarbeiterzahl häufiger als wichtigste Kostenfaktoren genannt.
Untermauert wird diese Tendenz durch die Angaben der Befragten zur Verteilung ihres Druckbudgets auf die einzelnen Posten. Während Verbrauchsmaterial unabhängig von der Unternehmensgröße im europäischen Mittel bei 38 Prozent liegt, steigt der Anteil der Wartungskosten mit der Mitarbeiteranzahl deutlich an: Bei weniger als drei Beschäftigten sind es 9 Prozent, bei über 20 Angestellten bereits 16 Prozent und bei mehr als 250 Firmenangehörigen sogar 19 Prozent.
Außerdem sehen Befragte aus größeren Unternehmen höhere Einbußen und Kosten durch Druckerausfälle. In deutschen Firmen gaben 37 Prozent der Befragten an, pro Monat bis zu einer Stunde nicht an ihrem gewohnten Ausgabegeräte drucken zu können. Bei einem Drittel war es mehr als eine Stunde und bei jedem Siebten sogar mehr als zwei Stunden. Auch hier gilt im europäischen Durchschnitt die Faustregel: Je größer die Firma, umso häufiger die Ausfälle und umso länger dauert es, bis Störungen der zuständigen Stelle gemeldet sind. Logische Folge: Auch die Dauer der Ausfälle ist in größeren Firmen länger.
Da bei 39 Prozent der deutschen Befragten Papierstau und bei 26 Prozent leere Toner oder Tintenpatronen die häufigste Ausfallursache sind, ließe sich ableiten, dass mit zunehmender Zahl der Nutzer eines Druckgerätes die Bereitschaft des Einzelnen sinkt, dafür Verantwortung zu übernehmen. Damit schließt sich der Kreis. Oder um es noch einmal mit den Worten der Brother-Mitarbeiterin Koczulla zu sagen: „Wer selbst für sein Werkzeug verantwortlich ist, kümmert sich sehr viel schneller um den notwendigen Service.“
Das gilt vor allem bis zu einer gewissen Unternehmensgröße: Die ICM-Experten schätzen auf Grundlage ihrer Umfrageergebnisse, dass sich durch besseres Druckmanagement in Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern Kosten von bis zu 695.000 Euro einsparen lassen. Über ein Viertel der Befragten in Unternehmen jeder Größe ist der Ansicht, dass ihr Unternehmen von einem Management der Druckfunktionen durch einen externen Dienstleister profitieren könnte.
In größeren Unternehmen mit mehr als 20 Beschäftigten hält sogar ein Drittel eine Auslagerung des Druckmanagements für nützlich. „Während die Unternehmen davon ausgehen, dass sie durchschnittlich ein Sechstel ihres gesamten Druckbudgets durch effizientere Druckstrategien sparen können, wissen wir, dass die tatsächlichen Einsparungen durch die Einführung von Managed-Print-Services nahezu doppelt so hoch sind“, so Markus Nickel, Business Development Manager für Managed Print Services bei Canon Deutschland. Zwar hat er dabei vor allem die Dienstleistungsangebote seines eigenen Unternehmens im Hinterkopf, letztendlich dürften die Einsparungen mit den Angeboten des Wettbewerbs aber vergleichbar hoch sein.
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3 Kommentare zu Drei Studien: Druckverhalten und Druckkosten im Vergleich
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Scan-to-PDF
Häufig oder sehr häufig nutzen 36 Prozent der Befragten Scan-to-E-Mail, 47 Prozent Scan-to-Folder und sogar 53 Prozent Scan-to-PDF.
Was bitte ist Scan-to-PDF?
Normalerweise beinhalten Scan-to-Email und Scan-to-Folder die Formate TIFF/JPEG/PDF..etc.
Also warum wird hier ein Funktion mit einem Format in einen Topf geworfen?
Hallo, Sie haben im Prinzip natürlich Recht und die Auflistung ist im Text tatsächlich etwas unglücklich formuliert. Die Unterteilung ist dennoch nicht sinnlos. Warum? Bei Umfragen geben Menschen häufig das an, was ihnen wichtig ist, nicht das, was strenggenommen korrekt ist. So auch hier: Manchen ist es wichtig, dass das gescannte Dokument automatisch in einem bestimmten Ordner abgelegt wird (eventuell sogar als TIFF oder PDF in einem und von einer OCR-Software bearbeitet in einem zweiten). Anderen Umfrageteilnehmer ist es offenbar vor allem wichtig, dass sie ein PDF erhalten, mit dem sie dann nach eigenem Gutdünken verfahren können. Wo das Dokument nach dem Scanvorgang abgelegt wird, ist für sie zweitrangig. Und bei manchen wird der eine oder der andere Aspekt je nach dem im Vordergrund stehen, um welche Dokumentenart es sich handelt. Damit sind die sich inhaltlich tatsächlich überschneidenden Antworten erklärbar. Wir hoffen, diese Ergänzung trägt zur Aufklärung bei.
Die Redaktion
Kosteneinsparung durch Effizienzsteigerung
Die Büro-Druckerlandschaft ein wenig ins Visier zu nehmen, ist, denke ich, der richtige Schritt. Jeder von uns druckt täglich Dokumente aus, die nicht notwendigerweise hätten gedruckt werden müssen; unnötige Kosten und CO2-Ausstoß sind die Folgen. Um hier effizienter zu werden, müssen Unternehmen mehr auf nutzerfreundliche digitale Prozesse setzen ? sowohl in der intern als auch in der externen Kommunikation. Digitale Prozesse halten zunehmend Einzug in unser Leben und unsere Büros. Trotzdem drucken wir immer noch Dokumente, E-Mails und Rechnungen aus. Häufig wäre dies unnötig, verfügten die Nutzer über komfortablere Lösungen zur Bearbeitung elektronischer Dokumente und wären entsprechend geschult.
In der Kommunikation nach außen bietet sich besonders die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister an, um digitale Prozesse schnell und kostengünstig in die Tat umzusetzen (mit on demand-Modellen lohnt sich dies übrigens auch schon z.B. ab 5000 Rechnungen pro Monat!!!). Itella iPost lässt sich zum Beispiel wie ein normaler Druckertreiber installieren und direkt nutzen. Die Software übermittelt die Daten an den Dienstleister, der diese elektronisch aufbereitet und übermittelt. Muss dennoch gedruckt werden etwa bei wichtigen Dokumenten, kann dies aufgrund der Menge dennoch kostengünstiger vom Dienstleister übernommen werden. Läuft die Lösung on demand (also auf Abruf) können Einsparungen ab dem ersten Dokument realisiert werden; und zwar ohne aufwendige Installationen oder gar Anschaffungen von Hardware. Technische Neuerungen und rechtliche Vorschriften werden außerdem direkt vom Dienstleister angewendet. Diese Vorgehensweise kann also Druckkosten schnell und effektiv einsparen. Gerade in Krisenzeiten ein wichtiger Punkt!
Viele Grüße
R. Schlotmann
Gänzlich nachvollziehen kann ich einige Argumente nicht….