IT-Leistungen richtig einkaufen

Viele Firmen haben sich von dem Ziel verabschiedet, ihre IT von einem Anbieter zu beziehen. Durch Differenzierung der Lieferanten können sie Know-how gezielt einkaufen und oft Kosten senken. Das klappt jedoch nur, wenn man die Zügel zentral führt.

Will ein Unternehmen seine IT-Assets so verwalten und seine Investitionen so tätigen, dass sie die Anforderungen des Business erfüllen, kommt es ab einer bestimmten Größe um ein “Vendor Management” nicht herum. Die kritische Größe richtet sich dabei weniger nach der Zahl der Mitarbeiter, die natürlich auch relevant ist, sondern mehr nach der Zahl der Produktionsstätten, Niederlassungen und Vertriebsbüros weltweit. Wo die kritische Größe liegt, lässt sich aber kaum an einer einzelnen Zahl festmachen.

Wolfgang Benkel, Principal Consultant bei Forrester Research in Deutschland, plädiert dafür, dass solche Firmen ein Kernteam zusammenstellen, das sich hauptberuflich mit dem IT-Vendor-Management befasst. “Das kann ein virtuelles Team sein, aber es muss als zentrale Instanz im Unternehmen auftreten können”, fordert der Berater.

Die eigentliche Neuerung ist dabei die unternehmensweite Einheitlichkeit eines solchen Vendor Management Office. Denn die Funktionen an sich gab es natürlich schon immer – verteilt über Einkauf, IT-Controlling, Service- und Technikverantwortliche. “Aber die Kompetenz, Anbieter zu kategorisieren und zu managen, gehört zum Beispiel nicht zu den Fähigkeiten, die man in den heutigen Einkaufs- oder IT-Organisationen findet”, sagt auch Gartner-Analyst Christopher Ambrose.

“Das Problem des Einkäufers ist, dass er bei fehlender IT-Erfahrung häufig die Auswirkungen des verhandelten Vertrags nicht abschätzen kann”, bestätigt Benkel. Vor allem seien spätere Qualitätsprobleme für ihn nur schwer erkennbar, die man sich womöglich durch einen Service-Vertrag einhandle, der mit geringeren Kosten locke.

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