Die IT am Geschäft ausrichten – aber wie?

Wie weit das gehen kann, verdeutlicht ein Projekt, das der Automatisierungsspezialist LTi Drives durchgeführt hat. Bei LTi Drives kamen die Verantwortlichen im Lauf der Jahre zu dem Schluss, dass sie das ERP-System dringend optimieren mussten. „Wir nutzen unternehmensweit Baan IV mit allen Modulen, auch für Fertigungssteuerung, Materialdisposition, Arbeitsvorbereitung und Einkauf“, erläutert Prokurist und Produktionsleiter Eberhard Schmauch.

Seitdem LTi Drives das System im Jahr 1997 eingeführt hatte, gab es in den Geschäftsprozessen viele Änderungen, die nicht immer zeitnah und adäquat ins System eingepflegt wurden. „Die Mitarbeiter haben dies aber im Arbeitsalltag durch Mehrarbeit, informelle Abstimmungsprozesse oder viel Lauferei und Sucherei aufgefangen“, so Schmauch.

LTi hätte den klassischen Weg über Consultants gehen können, entschied sich aber für die Teilnahme an einem Forschungsprojekt, an dem das Münchner Institut für Sozialwissenschaftliche Forschung mitarbeitete: eine prozessbezogene dynamische Integration von unten.

Konkret heißt dies, dass es zwar ein Koordinationsteam aus Geschäftsführung, Produktions- und IT-Leiter gab, aber „die Hauptarbeit leisteten zwei Projektgruppen – die Infonauten und die Baanies“, sagt Schmauch. Das Infonauten-Team bestand aus neun Beschäftigte aus Fertigung, Arbeitsvorbereitung und Wareneingang. „Alle arbeiteten im Alltag mit Baan, waren also keine Führungskräfte.“

Die Baanies setzten sich aus je einem Vertreter der Abteilungen Controlling, IT und Produktion zusammen. Denn jede Änderung im ERP-System, die aus diesen Abteilungen initiiert wird, hat unmittelbaren Einfluss auf die anderen beiden Abteilungen.

Die beiden Gruppen sollten die zwingend erforderlichen Änderungen für das Baan-System identifizieren und argumentativ gegenüber der Geschäftsleitung untermauern. Für den Erfolg des Projekts war es wichtig, Baanies und Infonauten erst spät an einen Tisch zu bringen, denn zu Beginn trauten die Baanies ihren Kollegen nur wenig Gestaltungskompetenz zu. Jeder Infonaut hatte naturgemäß nur einen sehr engen Blickwinkel auf das ERP-System und kein Wissen um die größeren Zusammenhänge.

Doch die Infonauten bewiesen den Baanies, dass diese Vorbehalte unbegründet waren. Als Ergebnis wurde besonders dringlicher Handlungsbedarf in vier Feldern erkannt: ein neuer Handscanner im Lager, ein konsistenter Umgang mit disponiblen Teilen, die zeitnahe Aktualisierung von Bestandslisten neu eingegangener Teile ohne zugewiesenen Lagerplatz sowie das Abspecken von Eingabemasken im Einkauf. Die Baan-Prozesse decken sich nun viel stärker mit den tatsächlichen Abläufen bei LTi Drives. An dem im Projekt erarbeiteten Prinzip, die tatsächlich betroffenen Mitarbeiter stärker in die Verbesserung von Prozessen einzubinden, will LTi festhalten.