Kleinunternehmen setzen weiter auf Archivierung in Papierform

44 Prozent der Befragten finden eine Softwarelösung zu aufwändig

Laut einer Techconsult-Studie archivieren viele kleinere Firmen trotz stetig zunehmender Digitalisierung Daten und Dokumente weiterhin in der Papierform. Die durch Microsoft Deutschland in Auftrag gegebene Befragung zur wirtschaftlichen Lage und Investitionsbereitschaft von 200 Kleinunternehmen zeigt zudem, dass die Firmen zum Herbstanfang ihren Umsatz enorm steigern konnten. Auch die Gesamtausgaben für Informationstechnologie und Telekommunikation stiegen wieder an.

Seit Einführung der „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) im Jahr 2002 sind fast alle Unternehmen verpflichtet, steuerrelevante Daten für einen gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum von zehn Jahren digital zu speichern. Doch lediglich 69 Prozent der befragten Kleinunternehmer wissen von den gesetzlichen Verpflichtungen zur digitalen Datenarchivierung.

Die Mehrzahl der kleinen Unternehmen geht mittlerweile dazu über, Arbeitsabläufe digital zu gestalten und Daten elektronisch zu archivieren. Zur Sicherheit drucken viele Firmen ihre Daten und Dokumente jedoch weiterhin aus und heften sie ab.

Von den 47 Prozent der Kleinbetriebe, die noch in Papierform archivieren, halten 44 Prozent den Aufwand für die Einführung einer Archivierungslösung für zu groß. 41 Prozent geben an, digitale Speicher seien für ihr Unternehmen zu kostspielig. Nur sieben Prozent wissen nicht, welche Lösungen es zum digitalen Archivieren gibt. Generell gegen den Einsatz einer Archivierungslösung sind vier Prozent der Befragten.

Das beliebteste elektronische Speichermedium ist die CD. 42 Prozent der Befragten nutzen dieses Medium, um Dokumente zu archivieren. 33 Prozent speichern ihre Daten auf Bandlaufwerken. Eine spezielle Archivierungssoftware haben bereits 23 Prozent im Einsatz. Am fortschrittlichsten sind die kleinen Finanzagenturen mit einem Anteil von 28 Prozent. 20 Prozent der Kleinunternehmer nutzen andere Möglichkeiten wie die Datenarchivierung im Rechenzentrum externer Dienstleister.

Themenseiten: Business, Microsoft, Mittelstand

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5 Kommentare zu Kleinunternehmen setzen weiter auf Archivierung in Papierform

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  • Am 15. November 2006 um 19:39 von Gast

    Archivierung auf optischen Datenträgern
    Datenarchivierung auf selbstgebrannten CDs?

    Wo ist das Knowhow erhältlich, daß die Datenwiedergewinnung auch nach 10 Jahren noch problemlos möglich ist?

    Es hat schon DVDs gegeben, die nach 2 Jahren nicht mehr lesbar waren.

    • Am 16. November 2006 um 8:01 von Der Skeptiker

      AW: Archivierung auf optischen Datenträgern
      Wenn man die Hersteller befragt, dann erhält man für 99% der Datenträger die Auskunft, dass sie 1 Jahr lang die Daten garantieren können.

      Also sollte man jedes Jahr die Daten umspeichern. Wer macht das?

      Die Kleinunternehmen machen sich sehr wohl Gedanken darüber, was es kostet nach 10 Jahren Altdaten aus irgendeinem Altsystem, dessen Hersteller längst pleite oder übernommen ist, wieder herzustellen.

      Diese Risikokosten sie ein X-faches höher, als die normalen ‚Einsparkosten‘, mit denen pro Archivierung gesprochen wird.

      Die leichteste und auf die Dauer billiste Langzeitarchivierung ist das regelmäßige mitsichern archivierter Daten in der monatlichen Vollsicherung.

      Die wird ein wenig größer aber das regelmäßige Wiederholen bringt zu Nullkosten die zusätzliche Sicherheit.

      Solange der Magnet-Speicher (Platte und Band) regelmäßig billiger wird, gibt es gegen diese Strategie keine kostenmäßig bessere Lösung.

    • Am 16. November 2006 um 9:36 von Darkwing

      AW: AW: Archivierung auf optischen Datenträgern
      Die Archivierung muß auf einem Datenträger erfolgen, der Änderungen nicht mehr zulässt, Band oder Platte scheiden daher aus.
      Es kommen deshalb nur CD, DVD, WORM oder NAS-Lösungen wie die EMC Centera in Frage, alles andere wird von den Wirtschaftsprüfern nicht akzeptiert.

    • Am 16. November 2006 um 12:30 von Realist

      AW: AW: AW: Archivierung auf optischen Datenträgern
      Das ist so nicht ganz korrekt. Natürlich kann ich auch eine gebrannte CD, DVD etc. manipulieren. Wichtig wäre daher zu erwähnen das diese einen Digitalen Zeitstempel erhalten. Etwas ähnliches bietet Zoellner mit Awodis an. Es handelt sich zwar um digitale Archivierung (NAS), ist aber "sicher" vor Manipulationen.

    • Am 16. November 2006 um 14:07 von Darkwing

      AW: AW: AW: AW: Archivierung auf optischen Datenträgern
      Das Bundesministerium für Finanzen schreibt explizit einen "nichtänderbaren Datenträger" (wörtlich) vor.

      http://www.trustcenter.de/media/gdpdu-010716.pdf

      Seite 5 & Seite 6

      Ein WORM wird akzeptiert, CD und DVD ebenso, ein Zeitstempel oder eine digitale Signatur an einem originär erzeugten elekronischen Dokument ist nicht notwendig, das Archivsystem muß aber sicherstellen, daß keine Änderungen mehr vorgenommen werden können.

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