Wie die meisten Multifunktionsgeräte sieht auch der Epson Stylus Photo RX500 wie ein auf einen Tintenstrahldrucker aufgesetzter Bürokopierer aus. Mit gängigen Abmessungen von 45 x 59 x 30 cm (B x T x H) weist der RX500 an seiner Oberseite einen Flachbettscanner, an seiner Rückseite ein Papiereinzugsfach sowie an seiner Unterseite eine Papierausgabe auf. In die Front des Epson Stylus Photo RX500 sind ein LCD-Display, Tasten zur Navigation im LCD-Menü, Tasten für die Kopier- und Scan-Funktionen sowie ein numerisches Tastenfeld integriert. Das Bedienfeld ist durchdacht konzipiert, so dass die verschiedenen Funktionen einfach und intuitiv zu benutzen sind. Unter dem LCD befinden sich Einschubfächer für zahlreiche Wechselspeichermedien wie Secure Digital-, Memory Stick-, CompactFlash-, SmartMedia-, Microdrive- und xD-Karten.

Epson liefert auch ein USB-Kabel mit, was heutzutage sehr selten ist. Leider ist der USB 2.0-Port zu versteckt angebracht. Beim Setup des Epson Stylus Photo RX500 war dieser Port nicht an den üblichen Stellen zu finden und auch dem Setup-Poster war keine Angabe hierzu zu entnehmen. (Auf dem Poster war das Kabel bereits eingesteckt abgebildet.) Erst im CD-Handbuch war zu erfahren, dass sich der USB-Port im Inneren des Druckers befindet, und zwar unter dem Scanner-Schlitten. Obwohl diese Anordnung durchaus Sinn macht, kann sie für unnötige Verwirrung sorgen, weshalb im gedruckten Setup-Poster darauf hingewiesen werden sollte.

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