Erstellen einer eigenen Intranet-Infrastruktur

In den meisten Unternehmen wurde der Intranet-Infrastruktur keine besondere Priorität eingeräumt, bis sie schließlich im Chaos endete. Hier ein paar Tipps, wie aus einem Durcheinander ein Werkzeug zur erfolgreichen Unternehmenskommunikation werden kann.

Meist war das Intranet keine geplante Ergänzung zum Netzwerk, es entwickelte sich vielmehr aus einem Wirrwarr verschiedener Web-Anwendungen, die zusammengestellt wurden, ohne dabei auf die zur Unterstützung der Anwendung oder ihres Speicherorts eingesetzte Technologie zu achten.

Irgendwann wird man sich in den Unternehmen jedoch bewusst, was man für ein Durcheinander angerichtet hat, weil schließlich niemand mehr benötigte Ressourcen finden kann. Es gibt ein Dutzend oder mehr Server, von denen jeder einem bestimmten Zweck dient und deren Zugang sich gelegentliche Benutzer nie merken können. So beschließt man dann, endlich Ordnung zu schaffen. Gute Idee – nur wie?

Den Verwendungszweck verstehen

Als Erstes muss man sich beim Organisieren eines Intranets klar machen, was genau erforderlich ist. Intranet-Systeme haben je nach Unternehmen unterschiedliche Aufgaben, mitunter sogar innerhalb eines Unternehmens je nach Mitarbeiter. Daher sollte man vor dem Zusammenfügen der einzelnen Bestandteile eines Intranets entscheiden, welches der folgenden Modelle am besten für die jeweiligen Anforderungen geeignet ist:

  • Überblick über das Unternehmen – Soll das Intranet der Zusammenstellung von Berichtszahlen aus verschiedenen Web-basierten Systemen dienen, so dass die Unternehmensführung den Geschäftsverlauf auf einen Blick beurteilen kann?
  • Überblick über interne Anwendungen – Soll die Intranet-Site lediglich zur Navigation in den im Laufe der Jahre angesammelten internen Web-Anwendungen verwendet werden?
  • Dateiarchiv – Soll ein Dateiarchiv entstehen, das vorhandene Datei-Server ersetzen oder ergänzen soll? Datei-basierte Intranets ermöglichen eine bessere Kategorisierung von Dateien sowie deren übersichtlichere Erfassung, wobei allerdings der damit verbundene organisatorische Mehraufwand häufig von den Benutzern abgelehnt wird.
  • Zusammenarbeit – Wenn Teams gemeinsamen Zugriff auf Kalender, Aufgabenlisten oder Projektpläne benötigen, sollte die Site vor allem auf die Möglichkeiten zur Zusammenarbeit eines Intranet-Systems ausgelegt sein. Bei diesem Modell geht es primär darum, dass Gruppen ihre eigenen, sich rasch verändernden Daten verwalten können.
  • Schwarzes Brett – Manche Unternehmen nutzen das Intranet als virtuelles schwarzes Brett. Dort kann beispielsweise die Personalabteilung Mitteilungen über Änderungen in den Leistungszulagen bekannt machen. Häufig wird dieses Konzept auch erweitert, so dass alle interessierten Benutzer Beiträge ins Intranet stellen können.

Natürlich kann ein Intranet-System auch eine Kombination aus den oben genannten Modellen darstellen. Es kommt lediglich darauf an, genau zu bestimmen, wozu die Intranet-Site in der Lage sein soll.

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