E-Mails sind zum Stressfaktor geworden

Bericht: Überquellende E-Mail-Briefkästen beeinträchtigen die Unternehmenskultur

E-Mails sind in zahlreichen Unternehmen zum Stressfaktor geworden. Immer wieder weitergeleitete E-Mails von Kollegen, 1000fach kopierte Witze und Werbung drohen die elektronische Kommunikation die Arbeitseffektivität gefährlich zu beeinträchtigen, so das Fachmagzin „CIO“.

Abhilfe könnten klare Dienstanweisungen schaffen, die regeln, wozu die elektronische Post im Unternehmen da sein soll. Diese Regeln müssen die IT-Führungskräfte aufstellen.

Besonders das sinnlose Weiterleiten von Mails und das „Cc“ setzen von Vorgesetzten und Team-Mitglieder überschwemme das virtuelle Postfach: So habe nach Auskunft von Ralph Siepmann, Technical Architect der IBM-Tochter Lotus Notes, 75 Prozent der E-Mailflut psychologische oder unternehmenskulturelle Ursachen: Wenn die Mitarbeiter immer das Gefühl haben, sich nach oben absichern zu müssen, werden sie den Vorgesetzten weiter auf „Cc“ setzen und so dessen Postfach auch künftig in ein Datengrab verwandeln.

Firmenpolitik in Sachen E-Mail-Kommunikation sollte sein, dass die E-Mail bereits im Betreff genau kennzeichnet, was sie enthält. Gerade für das Projektmanagement eigne sich ein Mitteilungsbrett im Intranet häufig besser zur Information der Team-Mitglieder als eine Rund-Mail an Alle. Gut geschulte Mitarbeiter können die Funktionen der Mail-Programme bei der Verwaltung der Mails effektiv nutzen.

Themenseiten: Business, Telekommunikation

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1 Kommentar zu E-Mails sind zum Stressfaktor geworden

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  • Am 3. Juni 2002 um 14:35 von D. Seegers

    E-Mails sind zum Stressfaktor geworden – wie andere Dinge auch
    Grundsätzlich ist dieser Bericht des Herrn Fiutaks richtig, allerdings sind die Schlüsse meiner Ansicht ergänzungswürdig.

    Unternehmen leben von Kommunikation und brauchen bei steigender Frequenz entsprechende Regeln und transparente Abläufe. Das Cc: an Vorgesetzte ist dabei ein Organisationsmangel, der Versäumnisse hinsichtlich des Workflow- und Datenmanagements zeigt. Das den IT-Führungskräften zu überlassen, ist völlig abwegig, man läßt sich vom Autohersteller auch nicht sagen, wohin man zu fahren hat. Das ist ganz klar ein Thema für die Unternehmenskommunikation in Zusammenarbeit mit der Steuerung. Jedes Unternehmen ist hier anders organisiert, nur das IT-Manager Arbeitsabläufe sauber abbilden können, habe ich in 11 Jahren Industriepaxis noch nicht erlebt. Vielleicht gibt es ja löbliche Ausnahmen…

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