ScanSoft PaperPort Deluxe 8.0

Die neue Version des Dokumentenmanagers läßt nichts aus und ist leicht zu bedienen. Sie bietet alle Funktionen, die man erwartet - außer Sicherheit und Vertraulichkeit. So kann sie eigentlich nur im häuslichen Bereich eingesetzt werden.

Als exzellenter Archivierer kann die Dokumentenverwaltung PaperPort Deluxe 8.0 Papierdokumente scannen, sie organisieren und auf einem PC speichern. Was die Sicherheit angeht, zeigt sie sich allerdings weniger mächtig. Daher sollten Sie sie nur in kleinen Strukturen einsetzen, wo Sie sich keine Sorgen um die Vertraulichkeit beziehungsweise Sicherheit machen müssen.

Nach der einfachen Installation, die etwa 80 MB Festplattenspeicher benötigt, sammelt das Programm Dokumente aus sehr unterschiedlichen Quellen in einem einzigen Archiv. Sie können Dokumente direkt in die Datenbank einscannen oder den ScanSoft-Druckertreiber verwenden, um vorhandene Dateien in das MAX-Format von PaperPort zu konvertieren und sie dann in der Datenbank abzulegen. Die verschiedensten Formate werden unterstützt – Word, PowerPoint, Excel, Acrobat, Bitmap, die meisten E-Mail-Formate und Webseiten, etc. Man kann nun leicht und jederzeit ein Archiv aufrufen, auch Webseiten, die schon lange nicht mehr existieren.

Die Oberfläche ist außerordentlich einfach. Das Programm legt für jedes Dokument eine Miniaturansicht an, die sie benennen, in Verzeichnisse einsortieren oder mit Metadaten versehen können (Bearbeiter, Thema, etc.). Auf der linken Seite wird eine hierarchische Liste der Verzeichnisse angezeigt, in denen Dateien, die in der PaperPort-Datenbank gespeichert wurden, enthalten sind. Rechts zeigt ein Fenster die Miniaturansichten aller Dateien, die in einem ausgewählten Verzeichnis vorhanden sind. Per Doppelklick auf die Miniaturansicht wird das Dokument in einem neuen Fenster angezeigt.

Fernabfrage

PaperPort generiert auch einen Index aus allen Texten (Dateien und Metadaten), so dass Sie die beigegebene Suchmaschine im Archiv effektiv nutzen können. Eine Schwäche des Programms liegt darin, dass der Importvorgang etwas langsam ist: Bei unseren Tests dauerte es 90 Minuten, um auf einem Pentium-Rechner mit 300 MHZ eine 70-seitige Acrobat-Datei zu konvertieren und zu indexieren.

PaperPort unterstützt darüber hinaus den Dateiaustausch. Sie können zahlreiche Miniaturansichten in ein virtuelles Dokument schieben und das Ganze über Ihr Modem oder als E-Mail-Anhang versenden. PaperPort hängt dabei einen Viewer an das E-Mail an, damit der Empfänger die Datei auch betrachten kann. Eine andere Möglichkeit besteht darin, ein Konto bei PaperPort Online anzulegen, über das man ein Jahr lang 25 MB auf einem zentralen Server speichern kann. So kann man gemeinsam verwendete Dokumente leicht archivieren, lesen und kommentieren. Leider verfügt das Programm nicht über die nötigen Sicherheitsvorkehrungen. So können Sie zum Beispiel keine Nur-Lesen-Berechtigung für einige Anwender und vollständigen Zugriff für andere konfigurieren. Es gibt auch keine Hinweise auf die einzelnen Dateizugriffe durch die Benutzer.

Es ist darüber hinaus bedauerlich, dass die OCR-Engine von PaperPort, die auf ScanSofts TextBridge Pro Millennium basiert, keine Korrekturwerkzeuge hat. So geraten sämtliche Fehler, die bei der Konvertierung beispielsweise einer PDF-Datei entstehen, auch in den Index. Und: ScanSoft bietet keine Version für den Mac an.

Hersteller ScanSoft
Internet www.scansoft.de
Preis 59 Euro
System-
voraussetzungen
Pentium oder vergleichbarer Prozessor; Windows 95/98/Me/NT 4.0/2000/XP; SVGA-Monitor, Auflösung mindestens 800 x 600; 32 MB RAM (64 MB empfohlen) für Windows 95/98/Me; 64 MB RAM (128 MB empfohlen) für Windows NT 4.0/2000/XP; 80 MB freier Festplattenspeicher; CD-ROM für die Installation; kompatibler Scanner für das Digitalisieren von Dokumenten
Plus leichte Installation und Anwendung; Dokumentenaufruf über das Web
Minus keine Version für MacOS; ungenügende Sicherheit; mäßige OCR

Themenseiten: Business-Software, Software

Fanden Sie diesen Artikel nützlich?
Content Loading ...
Whitepaper

ZDNet für mobile Geräte
ZDNet-App für Android herunterladen Lesen Sie ZDNet-Artikel in Google Currents ZDNet-App für iOS

Artikel empfehlen:

Neueste Kommentare 

Noch keine Kommentare zu ScanSoft PaperPort Deluxe 8.0

Kommentar hinzufügen

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind markiert *