Outlook-Tipps für IT-Manager

Voreingestellte Outlook-Ansichten machen es leichter, den Überblick über große Mengen an Objekten zu behalten. Setzt man diese Ansichten bisher noch nicht ein, kann es sich lohnen, zu erfahren,

wie diese die Arbeit erleichtern können. Zur schnellen Auswahl aus den Outlook-Ansichten muss man zuerst die Erweiterte Symbolleiste aktivieren, indem man Ansicht | Symbolleisten | Erweitert auswählt.

Ansicht-Optionen von Outlook. (Foto: ZDNet)

In dieser Symbolleiste befindet sich eine Drop-Down-Box mit den verfügbaren Ansichten. Diese Ansichten ändern sich, je nach dem Teil von Outlook, den man gerade verwendet. Wird zum Beispiel gerade der Posteingang angezeigt, kann man seine Ansicht nach Nachrichten, nach Unterhaltungsthema, nach Absender oder nach Ungelesenen Nachrichten sortieren. Bei Anzeige der Kontakte kann man Adresskarten, Adresskarten mit Details, Telefonliste, Firma oder Kategorie anzeigen lassen.

Diese Auswahlmöglichkeit für Ansichten, die das erweiterte Menü bietet, erspart dem Anwender die Mühe, sich durch das Menü Ansicht klicken zu müssen.

Empfangene Nachrichten bearbeiten

Eine der Lieblingsfunktionen des Autors in Outlook ist die Möglichkeit zur Bearbeitung empfangener E-Mails. Diese Funktion lässt sich verwenden, um vorhandene Mails um Erinnerungen, Nachverfolgungsnotizen und Brainstorming-Ideen zu ergänzen.

Empfangene Nachrichten bearbeiten. (Foto: ZDNet)

Zur Bearbeitung einer Nachricht öffnet man diese per Doppelklick in einem eigenen Fenster – diese Funktion ist im Vorschaufenster nicht verfügbar. Daraufhin geht man in der Menüleiste der Mail zum Punkt Bearbeiten | Nachricht bearbeiten. Anschließend darf man nicht vergessen, die geänderte Nachricht zu speichern. Ein nützlicher Trick ist es, seine Änderungen in einer anderen Schrift oder Farbe zu kennzeichnen, oder in Klammern zu setzen, um Zeit zu sparen.

Um Nachrichten bearbeiten zu können, müssen diese in einem eigenen Fenster geöffnet werden, nicht im Vorschaufenster von Outlook.

Die Verwendung von Tastenkombinationen in Outlook

Der Autor dieses Artikels ist ein großer Freund von Tastenkombinationen, weil man damit die Hände nicht von der Tastatur nehmen muss. Lernt man diese 10 häufig verwendeten Shortcuts auswendig, kann man damit seine Effizienz bei der Arbeit mit Outlook steigern. Weitere Shortcuts finden sich im Hilfeindex unter Tastenkombinationen.

Wichtige Tastenkombinationen in Outlook. (Foto: ZDNet)